営業活動において「アポイントの日程調整が大変・・」と思ったことがある方は多いのではないでしょうか？ベンチャー企業や立ち上げたばかりの部署の場合は、営業担当の数も少なく、1人あたりのアポイント数が多くなる傾向があります。
企画提案やレポーティングなどに時間をなるべくかけられるようにと、日程を自動で調整するツールを導入する企業が増えております。日程調整ツールとはどのようなツールなのか、そしてどのようなメリット・デメリットがあるのかまで詳しく詳細します。
最近アポイントの数が多くて日程調整が大変だな。。
提案書の作成に全然時間が取れないよ。
日程調整ツールを導入するとかなり便利と聞くから、一度検討してみてはどうかな？
日程調整ツールとは何か？
日程調整ツールとは、その名前の通り打ち合わせなどの日程を調整してくれるツールのことです。少し前までは、歓送迎会などの大人数での日程を調整する必要がある場合に、「調整さん」がよく利用されていました。調整さんの場合は、大人数での日程調整ですが、コロナ化の影響で営業での活用にも日程調整ツールが注目されるようになりました。
コロナ化では直接の「訪問営業」からオンラインでの「Web会議」へと営業スタイルがシフトしました。これまでは移動時間なども考える必要があったため、どうしても人手で日程調整をする必要がありましたが、今では移動時間を考慮する必要がないため、日程がかなり調整しやすくなりました。
TV会議での打ち合わせが主流になったことで、対象エリアも全国まで一気に拡大し、営業担当一人当たりのアポイント数が急増しました。合わせて日程調整にかける工数が増えたことで、このような日程調整ツールが注目を浴びるようになりました。
日程調整ツールの種類
日程調整ツールには大きく2つの種類があります。自分のカレンダー情報と連携して”①全てのアポイント可能な日程をオープン”にするタイプと、”②自分が選んだ候補日だけ掲示し相手に選んでもらう”タイプです。
ホットペッパーで美容室の予約をするイメージの”予約型”の特徴とは？
予約型の日程調整ツールは、自分が打ち合わせ可能な日程全てを公開し、相手に選んでもらうタイプのものです。メリットは、相手に豊富な候補日を出せることで、相手が日程調整できる可能性が高くなります。一方で全ての候補日を出すということは、自分の営業活動状況が筒抜けになってしまうということでもあります。この人は予定ガラガラだから、あまり売れているセールスマンじゃないのかな？なんて思われる可能性もゼロではありません。
そのため、調整できる候補日はある程度、バッファを考慮して設定することが必要です。
これまでと近しい候補日をピックアップして提示する”提示型”の特徴とは？
これまでの日程調整のようにいくつか空いている候補日をピックアップして、相手に選んでもらうことができるツールです。予約型のツールと異なり、自分が選んだ候補日から相手は選択できるため、選択肢の豊富さは少なくなりますが、自分の予定が丸わかりという状態は避けることができます。
あらかじめ想定している予定の中でコントロールすることができるため、アポイント以外の提案などが多いような業種の方などは”提示型”の方が良いかもしれません。
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日程調整のメリットとデメリット
日程調整は今の時代は多くのメリットがあるように感じられますが、一方でどのようなデメリットがあるのでしょうか？効率化を目指して導入したのにデメリットが大きいと本末転倒です。どちらも把握した上で比較検討しましょう。
日程調整ツールを導入することで得られるメリット3選！
メリット1：日程の調整工数がなくなり、他の作業に時間を割くことができる
日程調整の一番のメリットは日程調整の工数を減らすことです。1つのアポイントの打診に対して、平均して3-4つほど候補日を送ることが一般的ですが、3-4件ほどの調整中の案件があるだけで、予定が埋まってしまいます。新しいアポイントで調整中のところしか難しいとなった場合、調整中のアポイントも再調整が必要となり、延々とこの調整作業を行う必要があります。
特に現在はWebでの打ち合わせが主流となりましたので、アポイントの数も30分単位で細かく調整ができるようになりました。効率よく日程調整を自動化することで、これまでの2倍はアポイントの数をこなせるようになります。
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メリット2：ダブルブッキングのリスクがなくなる
自分の手帳やカレンダーでアポイントの調整を行なっていると、「気付かぬ間にダブルブッキングをしてしまった」なんてことも少なくありません。日程調整ツールを用いることで、この日はすでに調整中もしくはアポイントの予定が入っていると”抜け漏れなく”管理することができます。多忙な営業マンにこそ、多くのメリットを感じることができるようなツールです。
メリット3：行動数が大幅に増え、売上向上が期待できる
日程調整ツールはWebマーケティングとかなり相性がよい施策の1つです。Webマーケティングの場合は、資料ダウンロードなどがされた場合に、インバウンドのセールスチームがアポイントの打診を行います。アポが取れたらセールスチームにアポイントのアサインをするという流れが一般的ですが、多くの中間工数やコミュニケーションが発生しています。
Webマーケティングの施策と合わせることで、資料ダウンロードしたユーザーにサンクスメールの中でアポイントの調整を打診することができます。興味・関心があるタイミングですぐに日程調整へと入ることができるため、アポイントの打診〜調整するまでのリードタイムを削減することにつながります。またアポイントで調整できる日程についていもあらかじめ担当のセールスチームの予定を日程調整ツールへ組み込んでおくことで、自動で調整が可能となります。
いわゆるMA (マーケティング・オートメーション)の施策の1つとしてその後のアポイント獲得や調整を自動化することができるので、少ない工数で売上向上を狙うことができます。
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日程調整ツールで思わぬデメリットがあるかも？3パターンを紹介
デメリット1：相手によって面倒な印象を与える可能性がある！？
今こそデジタルネイティブ世代が20代〜30代を占めているので、日程調整などにおいてもツールを活用することにあまり抵抗がない方がほとんどですが、一部のビジネスマンには、「面倒だ」「無礼だ」といった印象を与えてしまうかもしれません。
特に空いてが役職者だった場合や、旧来の営業文化を持っているような企業の場合だと特にこの傾向が強いかもしれません。今の営業先がどのような気質の企業なのかを考慮した上で、導入するか否かを検討するのがよさそうです。
デメリット2：リテラシーによってはアポイント率の低下を招く恐れも！？
日程調整ツールを活用する世代は若い世代だけとは限りません。50代、60代などのITツールに慣れていないような世代も多いかもしれません。日程調整ツールで打診したところ、利用方法がわからないなどという理由で結局アポイントが獲得できなかったというケースもあります。相手によってはツールの利用だけでなく、電話やメールでのフォローも適宜いれていく必要がありそうです。
デメリット3：システムトラブルなどの影響を受けてしまう可能性もある！？
あまり少ないかもしれませんが、外部ツールを活用している限りシステムトラブルやエラーなどの事象が発生する場合はゼロではありません。予定管理できていると思っていたが、うまく反映されていなかったなどが発生した場合は営業活動のロスにつながってしまいます。
今では無料版ツールでもそのようなトラブルなく活用できることがほとんどですが、もし心配な場合は無料版ではなく、ビジネス版などのプランを選択するというのも1つの方法かもしれません。
日程調整ツールの選ぶポイント
日程調整ツールを提供しているサービスは20個〜50個ほど存在しています。どのツールを選んだら良いかと悩んでしまいますね。そこで導入する際に見ておくべきポイントをまとめましたので、比較検討の際に活用してみてください。
1.カレンダー連携機能
連携したカレンダーの空き日程の自動抽出やアポイントの日程が確定した際にカレンダーへ自動登録されるなど機能です。自身が使っているカレンダーと連携できるかどうかで使いやすさがかなり影響しますので、事前にチェックすることが必要です。
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2.メール通知やリマリンド機能
調整中の日程が決まった際に参加者に日程について自動メールを送信してくれる機能です。また、まだ日程調整の返信がない場合の催促や前日のリマインドも自動で送信してくれるツールがあります。
3.Web会議システムとの連携
ZoomやGoogleMeet、TeamsなどのWeb会議システムと連携し、調整した日時でURLを自動で発行してくれる機能です。直近では訪問スタイルの営業はほぼなく、Webでの会議が主流となりましたので、当日困らないように事前にURLも発行してくれると便利ですよね。
4.スマホやタブレットなどのデバイスにも対応
セキュリティの関係で社外にPCを持ち出してはいけないという企業の場合は、スマートフォンでも操作できることが必須の条件となります。多くのツールではPCでもスマートフォンでもマルチに対応していることが多いですが、念のため利用希望のツールがあれば、マルチ対応しているかの確認をしてみることをお勧めします。
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代表的なサービス5選！
日程調整ツールは多くの企業が提供していますが、その中でも代表的なツールを10個ピックアップして紹介します。
- 調整アポ
- Timerex
- eeasy
- アイテマス
- biskett
調整アポ
＜特徴＞
調整アポは「私達の空いてる日時を表示するURL」をお客様に送る。お客様が日時を選ぶ。これだけ。
Timerex
＜特徴＞
ビジネスの日程調整を自動化
Googleカレンダー / Outlook予定表とリアルタイムに連携。
日程候補のリストアップから予定登録まで、面倒な日程調整タスクを自動化します。
eeasy
＜特徴＞
eeasyは、グループウェアと連携することで、
ビジネスのあらゆる日程調整を自動化します。
社員１人あたり、年１００～２００時間のムダを削減できるため、
導入するだけで、売上・利益が増加します
アイテマス
＜特徴＞
- Googleカレンダーと連携してリアルタイムに空き状況をふまえた日程調整を行うことができます。
- 予定が確定すると自動でGoogleカレンダーに予定が反映されます。
- 同席者を指定すると複数人での日程調整が可能です。
- 時差にも対応しているので海外のビジネスパートナーとも時差を考慮した日程調整が可能です。
- 日程候補をいくつか選択して送る形式、空き時間を任意の範囲で他の予定名を隠して送る形式の2つの形式で日程調整ができます。
- 仮押さえにも対応しています。
- ZoomやHangoutにも対応しています。
- webブラウザ, iOS, Androidそれぞれに専用のアプリがあります。
biskett
biskettはあなたのGoogleカレンダーと連携し、日程を「サクッ」と調整できるサービスです。
※その他のカレンダーは今後連携予定です。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は日程調整ツールについて紹介しました。営業活動において少しでも売上につながるような活動に時間を割り当てられるように効率化が求められています。Web会議の普及で移動時間などを考慮しなくてもよくなったことで、より営業力が強くなる組織と弱くなってしまう組織に分かれています。時代の変化に対応し、営業力を強化するための1つのツールとして、導入を検討してみるのもよいかもしれません。
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