対面での営業からWebでの打ち合わせへとデジタルシフトしたことで、日程調整の自動化や効率化のニーズが高まっています。対面での打ち合わせとことなり、移動時間を考慮することがないため、比較的多くの打ち合わせを1日でこなすことが可能となりましたが、合わせて日程調整のコミュニケーションが増えてしまいました。今回はGoogleカレンダーを中心に、今使っているカレンダーツールと連携ができる日程調整ツールを紹介していきます。
Googleカレンダーを利用しているんだけど、どの日程調整ツールが連携できるのかな？
Googleカレンダーであれば多くのツールが連携できるようになっているよ！
どのカレンダーが使えるのかまとめてみよう！
おさらい：日程調整ツールとは何か？
イメージはホットペッパーでの美容室のネット予約！
日程調整ツールはその名の通り、アポイントなどの打合せを自動化・効率化してくれるツールのことです。イメージとしてはホットペッパーでの美容室のネット予約に近しいです。美容室でネット予約をするときは、メニューやプランを選ぶと担当のスタイリストが”いつ予約ができるのか？”が細かく把握することができます。「土曜日の13:00に予約したかったけど、空いてないから日曜日の13:00にしよう」など、すぐに自分の空いている時間で調整することができます。
これまでのビジネスの日程調整では、「候補を3つほど送り、その中から選んでもらう」スタイルがほとんどでしたが、都合が合わなかった時などは何回も候補日を送る必要があります。また打ち合わせも他に控えているものがあり、同時でいくつも調整していると気付かぬ間に「ダブルブッキング」してしまう可能性もあります。
このような調整の煩わしさから解放してくれるのが日程調整ツールの特徴です。
カレンダーの空き時間の候補出しからWeb会議のURL発行までできちゃう！
多くの日程調整ツールは、単純な候補日を決めるという役割だけでなく、人間が行うようなこともできてしまいます。
- 他の出席メンバーの予定を鑑みた候補日出し
- 日程がまだ確定していない時の催促メール
- 日程が決まった時にZoomなどのWeb会議ツールのURLを自動発行
- 前日にリマインドメールの送付
- 会社の会議室を自動で予約
など多くの機能が搭載されています。無料から使える機能からビジネスプランなど有料で使える機能まで様々ですが、多くの利用ユーザーが便利さを感じています。
どのカレンダーツールと連携している？厳選13ツールのまとめ！
それでは早速本題に入ります。どのカレンダーツールと連携ができるのかによって、候補選びの8割を占めますので、自分の使っているカレンダーに対応しているのかの確認としてご参考ください。大多数がGoogleカレンダー、Outlook、Office 365カレンダーなどのようです。
| NO. | サービス名 | 料金 | 連携カレンダー |
| 1 | 調整アポ | 10名以下は無料 | Googleカレンダー Outlook予定表 |
| 2 | Timerex | 無料〜 | Googleカレンダー Outlook予定表 |
| 3 | eeasy | 無料〜 | Googleカレンダー Outlook予定表 |
| 4 | アイテマス | 無料 | Googleカレンダー |
| 5 | biskett | 750円〜 | Googleカレンダー |
| 6 | Spir(スピア) | 無料 | Googleカレンダー Outlook予定表 |
| 7 | Dr.works | 無料 | Googleカレンダー Outlook予定表 |
| 8 | You can book me | 無料トライアル | Googleカレンダー Office 365カレンダー |
| 9 | Calendly | 無料 | Googleカレンダー Outlook予定表 iCloudカレンダー |
| 10 | Hubspot | 無料 | Googleカレンダー Office 365カレンダー |
| 11 | waaq link | 無料トライアル | Googleカレンダー Office 365カレンダー |
| 12 | jicoo | 無料〜 | Googleカレンダー Office 365カレンダー |
| 13 | nitte | 無料 | Googleカレンダー Outlook予定表 |
日程調整ツールとは？メリット・デメリットから導入のポイントまで紹介！
無料で使える日程調整ツール！特徴や口コミ評価も合わせて厳選13ツールを紹介
日程調整ツールで利用できる機能一覧
連携できるカレンダーが把握できたら、あとは自分が使いたい機能はどれかという目星をつけて、比較をしていきましょう。厳選13ツールの中から機能の一覧をまとめましたので、参考にしてみてください。
少し重複もありますが、おおよそ30個ほどの機能に分けることができました。
| NO. | 機能 |
| 1 | Chrome拡張機能で利用できる |
| 2 | CRMやSFAツールと連携 |
| 3 | IPアドレス制限 |
| 4 | Salesforceとの連携 |
| 5 | Slack、Chatwork、Teamsなどのチャットツールとの連携 |
| 6 | Webサイトへの埋め込み |
| 7 | Web会議のURLを自動発行 |
| 8 | オフィス会議室の自動予約 |
| 9 | カレンダー連携 |
| 10 | グーグルアナリティクスとの連携 |
| 11 | スマホでらくらく操作 |
| 12 | チームでの日程調整 |
| 13 | フォームのカスタマイズ |
| 14 | メール通知設定 |
| 15 | メール連携 |
| 16 | リマインドメールや予約前のヒアリングなどカスタマイズ可能 |
| 17 | リマインド機能 |
| 18 | レポート機能 |
| 19 | 候補日の自動抽出 |
| 20 | 参加者の予定を考慮して候補日を自動抽出 |
| 21 | 受付システムとの連携 |
| 22 | 打ち合わせの長さ |
| 23 | 打ち合わせ場所 |
| 24 | 代理の日程調整 |
| 25 | 担当者の割り当て |
| 26 | 日程調整データを外部サービスに連携 |
| 27 | 複数のカレンダーツールとの連携 |
| 28 | 複数人での日程調整 |
| 29 | 複数名の同時アサイン |
| 30 | 予約可能な日付範囲の指定 |
ツールを選ぶ上で見ておくべき4つのポイント！
機能の一覧をみてしまうと、費用が安くて使える機能が多いツールが一番魅力的に見えてしまうものです。ただ、本当に使う機能かどうかを一度考えてみましょう。実際には”社員の使いやすさ”と”顧客やユーザーの使いやすさ”を一番に考えることが大切です。
その上で、いくつかある機能の中からこれだけは見ておいた方が良い！というポイントを紹介します。
- カレンダー連携機能
- メール通知やリマインド機能
- Web会議システムとの連携
- スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイスへの対応
言わずもがなのカレンダーツールとの連携
自分やチームのカレンダー状況から空いている候補日を自動でピックアップし、候補日として提示することができるというのが一番の効率化ポイントです。先に紹介してきたようにカレンダーツールでも対応しているものがツールによって異なります。自社や自分が使っているカレンダーツールに対応しているのかということはまず見ておくべきポイントの1つだといえます。
ただ、1つ注意点としてセキュリティが厳しい環境の場合は、たとえ連携できる仕様であってもいくつか連携に困難なポイントが発生するかもしれません。できれば、事前に無料版や無料トライアルのツールを使って本当に連携が問題ないかを確認しておくことが良いでしょう。
意外と見落としがちやメール通知やリマインド機能
アポイントが決まったときは社内関係者にも、クライアント先にもメールで日程を知らせることが必要です。当日になって気づいていなかったとなったらせっかく調整した打ち合わせも無駄になってしまいます。候補日が決まったタイミングで関係者へメールを送り、そして前日のリマインドがあれば、埋もれることなく安心です。
今の時代では必須機能のWebツールとの連携
対面での商談からWeb会議へと打ち合せスタイルが変化したことにより、候補日の確定とセットでWeb会議のURLの発行というタスクが増えました。セキュリティを担保するために会社でWeb会議ツールを導入しているような企業であれば、同時間で利用できる仮想環境(発行できるURL)に限りがあり、うっかりWeb会議のURLを発行し忘れると、当日に”空いていない！”状態に陥る可能性があります。
できればアポイントが決まったタイミングで自動で発行してくれると抜け漏れがなく安心です。多くの日程調整ツールの機能では自動で発行することができるので、現在使っているWebツールに対応しているかも含めて確認してみましょう。
ユーザーやクライアント先のことを考えるとスマホやタブレット対応が必要
今の時代はスマホファーストの時代で、PCで利用する人よりもスマートフォンでの利用が多い時代です。仕事中であればPCを利用していることが多いものの、移動中や仕事以外の時間となるとスマホでの利用がほとんどです。クライアント先やユーザーのことを思うと、やはりスマホやタブレットなどのマルチデバイスに対応していないと使い勝手が悪く、結局利用してもらえないかもしれません。一番の検討ポイントというわけではないかもしれませんが、導入前には一応調べておくと良い機能の1つです。
最後は実際に利用した口コミも意見として参考にしよう！
機能や連携できるツールが問題ないことが確認できたら、実際に無料版や無料トライアルの利用開始の前に”口コミ評価”も確認してみましょう。思っていた通りの意見だった場合や、想定以外のデメリットが見つかる場合もあります。あくまで参考的な意見としてですが、実際に使ってみた時に「あれ？想定と違う！」とならないように見ておくとよいでしょう。
無料で使える日程調整ツール！特徴や口コミ評価も合わせて厳選13ツールを紹介
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回はどのカレンダー機能と連携ができるのか？どういった機能があり、選ぶべきポイントはどこか？まで幅広く紹介しました。多くの機能は似通ったものですが、実際に利用してみるとUIやUXの違いに驚きます。初見でも利用がしやすく、連携できる機能も多いところがやはり使いやすい印象ですので、ぜひ実際に無料版や無料トライアルの申し込みをしてみるとよいでしょう。
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