DXを目指すならまずはコミュニケーションツールから!おすすめ16選を紹介!

DXを目指すならまずはコミュニケーションツールから!おすすめ16選を紹介!

社内の効率化、DX化を目指すにあたりオススメのコミュニケーションツールを紹介致します。
まだメールや電話をメインのツールとして使っているという方は、この機会にぜひ検討してみてください。

お客さんからスラック?チャットワーク?使っていますかって聞かれたんだけど、なんのことか分からない。。

slack(スラック)やChatwork(チャットワーク)はコミュニケーションツールのことだね!
メールや電話じゃなくて、このツールを使いたいってことじゃないかな?

そんなツールがあるんですね・・!
この機会に勉強してみます!

目次

そもそもコミュニケーションツールとは何か?

コミュニケーションツールとは、コミュニケーション(意思疎通を取る)とツール(手段)を組み合わせた単語で、意思疎通を取る手段のことを指します。

電話やメール、最近ではLINEなどがコミュニケーションツールに当てはまります。

コミュニケーションツールが重要な理由は?

多くの仕事は1人で完結せず、多くの人が関わっています。そのため、いかに認識齟齬なくコミュニケーションを取ることができるかということが大きなポイントになります。

これまでは対面で打合せする機会も多かったと思いますが、今の時代は電話やメールなど対面でのコミュニケーション以上に「伝わりやすさ」や「スピーディーなやりとり」を意識することが重要です。

最近のコミュニケーションツールのトレンド

最近では、電話やメールに代わり、”ビジネスチャット”と呼ばれるツールが登場してきています。
LINEの普及に伴い、メールよりも気軽に会話ができることのニーズが高まり、多くの企業ですでに導入されています。

これらのツールは、テキストコミュニケーションに特化しているので、業務効率化や組織の活性化など多くのメリットがあると考えられています。

導入による6つのメリットと効果

コミュニケーションツールを導入することで、多くのメリットを感じることができますが、その中から特徴的な6つをまとめてみました。

1.仕事が早く進む

メールと異なり、チャット形式でコミュニケーションを取ることができるため、レスポンスよく話を進めることができます。これまで詳細な背景や内容などをまとめていた時間も、会話のようにポンポン進んでいくことができるため、スムーズな意思決定に繋がり、結果として仕事を早くに進めれることができます。

2.リマインド機能による返信漏れの防止

メールや電話ですと、後で連絡しようと思っていて忘れていたということも経験したことがあるのではないでしょうか。今のツールではリマインダーの機能が付いているものも多く、1h後に通知するなどして、目の前の作業に集中しつつも、都合の良いタイミングで通知を確認することが可能です。

3.資料の共有や過去のメッセージの検索がしやすい

Excelやパワーポイントなどの資料をサクッと共有できるだけでなく、過去の会話の中から資料も簡単に調べることが可能です。半年前に送った資料だけど、メールだと探すはかなり大変です。ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールをうまく活用することで、過去のファイルも見やすく整理をすることが可能です。

4.自分の必要な情報だけコミュニケーションに関われる

メールなどですと、CCやBCCでとりあえず関係者全員に情報を共有していることも多いのではないでしょうか。コミュニケーションツールを使うことで、それぞれ会話の部屋を仕切ることができるため、必要な関係者通しで議論をしつつ、他の人に情報共有をすることが可能です。

5.コミュニケーション内容が整理されるので、伝達ミスが起きにくい

1つの会話でいくつものトピックについてやりとりを行っていると、どれかが抜けたり、間違った認識をされたりと電話ミスの可能性が高くなります。コミュニケーションツールを使うことで、トピック毎に会話する場所を分けることができるため、そのトピック専用の議論やタスクを整理することができます。

6.効率化ツールとの連携がしやすい

最近では会話BOT (依頼をすると反応してくれる会話型ロボット)や、依頼フォームなどもコミュニケーションツールを使って作成することができます。Googleをはじめ、多くの企業で提供しているAPIを活用することができるため、より効率化を行うことが可能です。

コミュニケーションツールを導入することで最近流行りのWeb商談やオンライン商談もより使い勝手が良くなります。Web会議で利用するツールはこちら【2021年版】リモートワークに必須なWeb会議ツールまとめ!無料版から試してみようでもまとめていますので、参考にしてみてください。

また、オンライン商談ツールでは無料版から有料版まで幅広いツールがあります。【2021年版】オンライン商談ツールまとめ16選!無料版〜有料版まで徹底比較でもまとめていますので参考にしてみてください。

こんなに多くの効果があるんですね!
ただ、いっぱいツールがあってどれから始めたら良いのか迷います・・

色々と便利な機能は多いけど、導入の時には見ておくべきポイントがあるよ!

見ておくべき導入選定の4つのポイント

コミュニケーションツールは近しい機能で多くのサービスがあります。
導入を検討する際に、見ておくべき4つのポイントをお伝えします。

1.使いやすいか?

一番大切なポイントは”使いやすさ”です。どんなに便利な機能でも、組織に浸透しなければ意味がありません。ユーザーとして使ってみて使いやすいのか、社員は問題なく使えそうかなどの視点で検討することが大切です。

2.スマホ(アプリ)にも対応しているか?

コミュニケーションはいつでも取れることがベストなので、PCだけでなくスマホにも対応しているかを見ておくと良いです。特に営業職などは、移動している時間も多いため、より重要視してみるべきポイントかもしれません。

3.外部企業とのコミュニケーションもできるか?

外部の企業から依頼が来ることもあれば、自社から依頼することも増えてくると思います。
その時に、外部とのやりとりはメールなどをしていると、いつまで経ってもツールの利用が浸透していきません。

外部とのコミュニケーションも問題なく使うことができるかも見ておくと良いポイントです。

4.絵文字やスタンプは豊富か?

そんなもの使わないと思われた人も多いのではないでしょうか?
実はコミュニケーションを活性化する上で一番重要な要素といっても過言ではないくらい、実は絵文字やスタンプは重要です。

メッセージに対して、「見た」とか「ありがとう」など都度言葉でいうには面倒だけど、言わないとなんか既読スルーしている感じがあるといった状態になります。

その時に便利なのが、絵文字やスタンプです。デフォルトのものもあればオリジナルで作成することができるものもあり、社内活性化に大きく繋げることができます。

他にも導入前にどのような点を気を付けておくべきかは、【初めの方必見】ビジネスチャットを導入する前に知っておくべきデメリットとは?にもまとめていますので、参考にしてみてください。

絵文字って意外と大事なんですね笑
普段何気なく使っているので、活性化の効果もあったなんて!

テキストコミュニケーションは文字以外には何も伝われないから、相手がどう考えているのか、どういう気持ちなのかが理解しづらいけど、絵文字などがあると、うまく感情を伝えることもできるようになるんだ!

コミュニケーションツールのおすすめ16選

コミュニケーションツールといっても、機能や種類などが幅広いため、いくつかジャンルごとにまとめていきます。

ナレッジ管理ツール

1.NotePM(ノートピーエム)

notepm
サービス名NotePM(ノートピーエム)
URLhttps://notepm.jp/
種類ナレッジ管理
特徴社内版wikiとしてナレッジ情報の一元管理
登録企業3,000社以上
期待できる効果・ナレッジを探す時間が圧倒的に短くなる
・情報の引継ぎにより業務効率化ができる
無料トライアルあり ※30日間
初期費用0円
月額1,000円/月〜
備考※3ユーザー、ストレージ5GB

2.Confluence(コンフルエンス)

Confluence
サービス名Confluence(コンフルエンス)
URLhttps://www.atlassian.com/ja/software/confluence
種類ナレッジ管理
特徴ナレッジ マネジメントとプロジェクト コラボレーションの機能
登録企業非公開
期待できる効果・ドキュメントと製品要件のナレッジ ベースを構築
・チームと会社全体との間で情報を共有
無料トライアルあり
初期費用不明
月額6,000円/月~
備考※20,000ユーザーまでOK

オンラインでの業務効率化

3.Strap (ストラップ)

Strap
サービス名Strap (ストラップ)
URLhttps://product.strap.app/
種類オンラインでの業務効率
特徴オンライン版のホワイトボードでコラボレーション
登録企業10社以上
期待できる効果・プロジェクトのアウトプットを一元管理する
・Web会議でホワイトボードとして利用する
無料トライアルあり
初期費用不明
月額small 20,000円/月〜
備考※20名まで

4.Aipo (アイポ)

Aipo
サービス名Aipo (アイポ)
URLhttps://aipo.com/
種類オンラインでの業務効率
特徴社外との日程調整や会議室などの設備予約を素早くかんたんにします。
登録企業1,700社以上
期待できる効果・日程調整を自動化してメール往復をゼロに
・チームの予定をひとつのカレンダーで
無料トライアルあり
初期費用不明
月額200円/月
備考※1ユーザーあたり

ビジネスチャット

5.Slack (スラック)

slack
サービス名Slack (スラック)
URLhttps://slack.com/
種類ビジネスチャット
特徴チームワークと個人のタスク、どちらも 1 つのプラットフォームで。
すべてが Slack に集まるから、仕事が 1 か所で進みます。
登録企業8.5万社以上 ※全世界2019年有料プランのみ実績
期待できる効果・どんな人との仕事も、もっとスムーズに
・必要な情報を必要な時に
・あらゆる規模のチームワークに
無料トライアルあり
初期費用不明
月額850円/月~
備考※1ユーザーあたり

6.Chatwork (チャットワーク)

chatwork
サービス名Chatwork (チャットワーク)
URLhttps://go.chatwork.com/ja/
種類ビジネスチャット
特徴Chatworkはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションを
より効率的にするビジネスチャットです。
登録企業32.1万社以上
期待できる効果・意思決定がスピードアップ
・業務効率がアップ
・社内コミュニケーションが活性化
無料トライアルあり
初期費用不明
月額500円/月〜
備考※1ユーザーあたり

7.LINE WORKS(ラインワークス)

lineworks
サービス名LINE WORKS(ラインワークス)
URLhttps://line.worksmobile.com/jp/
種類ビジネスチャット
特徴ビジネス版LINE
登録企業25万社以上
期待できる効果・教育不要ですぐに使えるメッセージアプリ
無料トライアルあり
初期費用不明
月額300円/月〜
備考※1ユーザーあたり

8.Microsoft Teams (マイクロソフト チームズ)

temas
サービス名Microsoft Teams (マイクロソフト チームズ)
URLhttps://bit.ly/3ejTj8V
種類ビジネスチャット
特徴仕事、学校、家庭。すべてのみなさまに。
登録企業50万社以上 ※2019年3月時点
期待できる効果・チャット、通話、ビデオでのコミュニケーション活性化
・ドキュメント、写真、ビデオ、チャット履歴、会議ノートでの作業効率化
無料トライアルあり
初期費用不明
月額540円/月〜
備考※1ユーザーあたり

社内SNS

9.Talknote (トークノート)

talknote
サービス名Talknote (トークノート)
URLhttps://talknote.com/
種類社内SNS
特徴コミュニケーションを最適化し、組織文化の醸成や浸透(=カルチャーマネジメント)をおこなうことが可能です。
登録企業
期待できる効果・オープンな環境で常に情報の整理が可能
・組織や人の問題点を把握
無料トライアルあり ※14日間
初期費用要相談
月額要相談
備考※オプションあり

10.Microsoft Yammer (ヤマー)

Yammer
サービス名Microsoft Yammer (ヤマー)
URLhttps://bit.ly/3xEw1Ck
種類社内SNS
特徴組織全体でつながり、連携します。
登録企業
期待できる効果・組織内のエンゲージメントを向上し、コミュニケーションを広げます
無料トライアル不明
初期費用不明
月額540円/月~
備考※1ユーザーあたり

クラウドストレージ

11.Google Drive(グーグルドライブ)

googledrive
サービス名Google Drive(グーグルドライブ)
URLhttps://bit.ly/2VCsSVv
種類クラウドストレージ
特徴すべてのコンテンツに簡単かつ安全にアクセス
登録企業
期待できる効果・チームでリアルタイムの共同編集を効果的に行えます
無料トライアルあり ※15GBまで
初期費用不明
月額680円/月〜
備考※1ユーザーあたり

12.OneDrive (ワンドライブ)

onedrive
サービス名OneDrive (ワンドライブ)
URLhttps://bit.ly/3wLal6w
種類クラウドストレージ
特徴ビジネスのための OneDrive クラウド ストレージとファイル共有
登録企業
期待できる効果・自分のすべてのファイルへのアクセス、共有、共同作業をどこからでも。
無料トライアルあり
初期費用不明
月額540円/月〜
備考※1ユーザーあたり

13.Dropbox(ドロップボックス)

dropbox
サービス名Dropbox(ドロップボックス)
URLhttps://bit.ly/2VyC6lA
種類クラウドストレージ
特徴チームに必要なものをすべて 1 か所に
登録企業
期待できる効果チームやツール、コンテンツもまとめられるスマートなワークスペースです。
無料トライアルあり
初期費用不明
月額1,250円/月〜
備考※1ユーザーあたり

14.Box(ボックス)

box
サービス名Box(ボックス)
URLhttps://www.box.com/ja-jp/home
種類クラウドストレージ
特徴セキュアなコンテンツ管理、
ワークフロー、コラボレーションのためのプラットフォーム
登録企業
期待できる効果セキュアなプラットフォームを利用することで、不要なストレスを感じることなく、業務に集中することができます。
無料トライアル不明
初期費用不明
月額522円/月〜 
備考※1ユーザーあたり

タスク管理

15.Backlog (バックログ)

backlog
サービス名Backlog (バックログ)
URLhttps://backlog.com/ja/
種類タスク管理
特徴言った言わないがなくなる
チームのタスク管理ツール
登録企業
期待できる効果・チームメンバー全員がすぐに使いこなせます。
・作業状況をこまめに共有することで、プロジェクトを迅速に進めることができます。
無料トライアルあり
初期費用不明
月額12,980円/月〜 
備考※ユーザー数無制限

16.Trello (トレロ)

trello
サービス名Trello (トレロ)
URLhttps://trello.com/ja
種類タスク管理
特徴作業を終わらせるだけでなく、共に仕事をするための方法です
登録企業
期待できる効果・プロジェクト管理、タスクの整理、チームワークの促進をすべて一か所で行えます。
無料トライアルあり
初期費用不明
月額10$/月〜
備考※1ユーザーあたり

ビジネスチャットツールは、思ったより多くて選ぶのが大変ですよね。代表的なビジネスツールをSlackとTeamsどっちが良い?【徹底解説】ビジネスチャットの比較と選び方!にて紹介していますので、もしよければ参考にしてみてください。

まとめ

今回は幅広くコミュニケーションのメリットからトレンド、おすすめツールまでまとめてみました。私自身も数年前まではメールと電話しか使ったことがありませんでしたが、チャットワークやスラック、Google、Microsoft関連のサービスを使い始めて、生産性が驚くほど向上しました。

今やこれらのツールがない生活は考えられないほど、深く組織に根付いています。
私の体験を1つでも多く還元できればと考えていますので、ぜひ参考にしてみてください。

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