【2021年版】リモートワークに必須なWeb会議ツールまとめ！無料版から試してみよう

リモートワーク、テレワークに必須なWeb会議・TV会議システムツールについてまとめました。
コロナの影響で多くの企業が出社を制限し、対面以外でのコミュニケーションが多くなっています。
この記事ではZOOMをはじめ、メジャーなWeb会議システムからMicrosoft Teamsなどのようなコミュニケーションツールまで幅広くまとめています。まだ導入をしていない方は是非参考にしてみてください。

Web会議とは何か？

Web会議とは外出をしなくても、インターネット上で会議ができる仕組みのことです。スマホやPCでURLをクリックするだけで、複数人とビデオ通話を行うことができ、資料を画面で共有することや会話をレコーディングすることが可能です。

Web会議とTV会議との違いは何か？

どちらもインターネット上で会議ができる仕組みであることは共通していますが、デバイスが個人のPC /スマホか、会議室のモニターかという違いのようです。

TV会議は会議室のモニターを利用するため、

• ビデオカメラ
• 音声マイク・スピーカー
• インターネット環境
• Web会議ツールでのアカウント発行と割当て

などの準備が必要となるようです。

Web会議を導入する5つのメリット

Web会議を導入することで大幅なコスト削減を達成することができるだけでなく、作業の効率化を図ることができます。

1. 移動時間や交通費の経費の大幅削減
2. 大人数での会議やセミナーなど3密を気にせずに実施が可能
3. 画面共有で会議をしながら共同作業ができ、作業効率が大幅UP
4. レコーディング機能で議事録を取らずに、後から会議を振り返ったり共有することが可能
5. どこでも気軽に会議ができるため、意思決定が早くに進める

1.移動時間や交通費の経費の大幅削減

営業職の方などは外回りで電車やタクシー、出張などとなると新幹線や飛行機の代金と、移動にかかる時間が発生していました。Web会議を導入することで、外出せずとも打合せが可能となり、大幅な交通費の削減につながります。また、これまで直接的な訪問だと多くても3-4つが限界でしたが、移動時間を気にせずともよくなり、より多くの打合せを実施することができるようになりました。

2.大人数での会議やセミナーなど3密を気にせずに実施が可能

部署や全社での会議となると、コロナ感染対策の視点からなかなか実施することが難しい企業が多いのではないでしょうか。Web会議であれば、それぞれが別の場所から会議に参加することができるため、感染対策の観点からも非常に有効です。

3.画面共有で会議をしながら共同作業ができ、作業効率が大幅UP

Web会議の特徴として、資料を画面共有しながら共同作業を進めることができるというポイントがあります。これまでは会議の後に、タスクを割り振ってそれをまた次のMTGで確認するということが多かったと思います。Web会議では会議をしながら議事録をまとめたり、一緒に作業を行ったりと共同で行うことが可能となり、作業効率の大幅な向上が期待できます。

4.レコーディング機能で議事録を取らずに、後から会議を振り返ったり共有することが可能

これまで会議中は議事録当番を設け、会議終わりに全員に議事録を配布するという企業が多かったと思います。今でも会議中に議事録やメモを取るという習慣は変わりませんが、聞き逃したことや、テキストでは伝わりづらい点は動画をそのまま共有することで、参加できなかった人と参加者での認識齟齬が少なくなります。

5.どこでも気軽に会議ができるため、意思決定が早くに進める

対面での会議であれば、相手の時間を確認し、あらかじめ日時を決めて伺う必要がありました。特に関係者が多くなるとその分、前後の予定なども調整する必要があるため、なかなかすぐに会議を実施するということが物理的に難しい場面が多かったと思います。Web会議であれば、その場でURL1つで参加することができるため、より気軽に実施することができるようになりました。その分、意思決定が早まり仕事の成果も出やすくなっています。

Web会議と近しいサービスとしてオンライン商談というものがあります。Web会議は社内向けでの利用を想定しているのに対し、オンライン商談は外部企業との打ち合わせを想定してサービス設計がされています。【2021年版】オンライン商談ツールまとめ16選！無料版〜有料版まで徹底比較の記事でまとめていますので参考にしてみてください。

また、オンライン会議が当たり前になることで、名刺交換をする機会がなくなります。ただ、ビジネスマンとして相手の情報は知っておきたいし、こちらの名前も覚えてもらいたいですよね。そのようなニーズに対して、オンライン名刺というサービスがあります。オンライン名刺とは？テレビ会議で役立つ新たな名刺交換ツールを紹介！で詳しくまとめていますので、参考にしてみてください。

どのくらいのコスト削減につながるのか実際にシミュレーションしてみよう！

では、Web会議を導入することでどのくらいの工数削減につながるのでしょうか？ここでは全社員の交通費と営業職の交通費、生産性に分けてシミュレーションを作成しました。

社員をリモート勤務にすることによるコスト削減インパクト

すぐに効果が期待できる点として交通費があります。オフィスなどはすぐに解約などもできないところが多いと思いますので、まずはランニング費用としてかかっている交通費がどのくらい削減できるのかをシミュレーションしてみましょう。

営業職をリモート勤務でWeb会議にすることによる効果

営業職の効果は普段のアポでかかる交通費と1回あたりのアポにかかる時間の削減が期待できます。経費の削減だけではなく、どのくらいアポが増えるかにも着目しましょう。

さらに業務効率化を進める上で、ビジネスチャットの導入はオススメです。ビジネスチャットとは、メールや電話に変わり、チャットでコミュニケーションをすることができるツールのことです。どのようなツールがあるのかはSlackとTeamsどっちが良い？【徹底解説】ビジネスチャットの比較と選び方！を参考にしてみてください。

また、ビジネスにかかわらず、社内のタスク管理なども含めて総合的に見直したいという方はDXを目指すならまずはコミュニケーションツールから！おすすめ16選を紹介！の記事を参考にしてみてください。

Web会議ツールで見るべき8つのポイント

Web会議ツールを導入する上で、みておくと良いポイントを記載します。

1. セキュリティはしっかりしているか？
2. レコーディング機能は付いているか？
3. チャット機能はついているか？
4. 大人数は何人まで対応可能か？
5. ミーティングの制限時間はあるか？
6. 画面の共有はできるか？
7. 通信速度は問題ないか？
8. ビデオで背景をカスタマイズできるか？

1.セキュリティはしっかりしているか？

Web会議がインターネット上で実施をするので、セキュリティが問題ないかを念の為確認しましょう。Web会議が流行りはじめた時期はセキュリティの問題などが報道されたりしていた時期もありましたが、今は大半の企業がセキュリティ対策をしっかりと取っているので、問題ない水準にはあると思います。

2.レコーディング機能は付いているか？

Web会議のツールにはレコーディング機能がついているものも多いですが、こちらも搭載されているかチェックしてみると良いでしょう。議事録の作成に時間を割かなくてもそのまま共有ができたり、何回も同じような内容でレクチャー会などを開く必要がなくなりますので、この機能が搭載されている方が便利です。

3.チャット機能はついているか？

Web会議の特徴として、大人数でのミーティングやセミナーの際に、チャットを使ってコミュニケーションを取れるということがポイントになっています。チャット機能以外にも絵文字をつけたり、手をあげたりとすることができる機能もあります。

4.大人数は何人まで対応可能か？

セミナーや全社で会議を利用したい場合は、利用人数の制限に注意しましょう。無料版では同時利用者数に制限を設けてあることが多いため、無料版で利用可能か、有料版を利用する必要があるかを判断しましょう。

5.ミーティングの制限時間はあるか？

無料版だと例えば、Zoomだと3人以上の会議の場合だと40分の制限があります。有料版だと時間制限などもありますので、チェックしておきましょう。長い会議でなければ、30分〜40分で足りるケースも多いです。

6.画面の共有はできるか？

Web会議のメリットとしてPC画面をそのまま共有することが可能です。PPTやPDFの資料を準備しておけば、そのまま画面共有することが可能なため、非常に便利な機能です。この機能が付いていないことはないとは思いますが、念の為チェックしておきましょう。

7.通信速度は問題ないか？

ツールによっては通信速度が悪いと画面がフリーズしてしまうなどがあります。ネット環境を改善すれば解消する問題でもありますが、ツールとの相性もあるため、できれば事前に無料版でテストしておくと良いでしょう。

8.ビデオで背景をカスタマイズできるか？

重要なポイントとして、背景をカスタマイズできるという点があります。今では自宅でWeb会議を利用するという人が多いと思いますので背景ぼかしやオリジナルの背景画像が設定できると、場所を気にせずにWeb会議に専念することができます。

これだけ試せばOK！おすすめWeb会議ツール11選

Web会議ツールは会議専用のツールもあれば、チャットなどのメイン機能が別であるコミュニケーションツールに付属としてついているものもあります。それぞれ特徴を把握した上で比較してみましょう。

1. Zoom (ズーム)
2. Calling (コーリング)
3. Microsoft Teams (マイクロソフト チームズ)
4. Skype Meet Now (スカイプミートナウ)
5. Google Meet (グーグルミート)
6. V-CUBE ミーティング
7. Slack (スラック)
8. Chatwork
9. Cisco Webex Meetings
10. LiveOn
11. Whereby

1.ZOOM (ズーム)

Web会議として一番有名なツールの1つがZOOMです。シンプルで操作性が高い点がポイントです。

2.Calling (コーリング)

3.Microsoft Teams (マイクロソフト チームズ)

Web会議ツールよりもさまざま機能を持ったコミュニケーションツールの扱いで有名なのが、Microsoftが提供するTeamsです。Office 365系列と相性が良く、セキュリティもGAFAレベルでしっかりしている点が特徴です。

4.Skype Meet Now (スカイプミートナウ)

こちらもMicrosoftが提供しているチャットとビデオツールです。Teamsはビジネス版ですが、こちらは無料版としての扱いになります。

5.Google Meet (グーグルミート)

グーグルが提供しているWeb会議ツールです。もともとはGoogleハングアウトという無料ツールがありましたが、こちらのGoogleミートに統合していくようです。

6.V-CUBE ミーティング

7.Slack (スラック)

Slack (スラック)もTeamsと同様にコミュニケーションツールの扱いとなり、メインはチャットなどで社内コミュニケーションを取ることができる機能となります。

8.Chatwork (チャットワーク)

チャットワークもSlackやTeamsと同様にコミュニケーションツールの扱いになります。メインとは別にビデオ通話なども利用が可能です。

9.Cisco Webex Meetings

外資系で大手のソフトフェアの会社です。もともとZOOMを創業したユエン氏もシスコでエンジニアとして働いていたことで有名ですね。

10.LiveOn (ライブオン)

11.Whereby(ウェアバイ)

無料版でWeb会議をしたい場合は、Wherebyが海外では有名です。特にURLを発行するだけのシンプルな操作で、昔から音声やビデオの品質が高く利用しやすいことが特徴です。

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回はWeb会議ツールに絞ってツールや導入ポイントを紹介しました。Web会議ツールとしてだとZOOMやTeams、GoogleMeetを利用する方が多いイメージですので、様々な企業の方に合わせられるように事前にチェックしておくと良いと思います。

コミュニケーションツール全般を比較したい方はこちらも参考ください。

ビジネスコミュニケーションツールを探している方はこちらも参考ください。