メールや電話だけのコミュニケーションはもう古く、今は日常的にLINEなどのコミュニケーションツールを利用することがほとんどです。ビジネスの世界においても、従来の電話・メール・FAXに変わりChatWorkやSlack、LINEworksなどのコミュニケーションツールが社内コミュニケーションで利用されるようになりました。
まだ導入していないという企業も今後2−3年で、多くの企業が導入すると見込まれています。ビジネスチャットにおけるメリットだけでなく、デメリットを把握しておくことでスムーズな導入を実現することができます。
今回はビジネスチャットを導入する上で発生するデメリットについて紹介していきます。
ビジネスチャットを導入を企画しているんだけど、メリットだけでなくデメリットも踏まえて総合的に提案しないといけない・・
そもそもデメリットって何があるんだろう？
ビジネスチャットは便利な部分もあれば、不便に感じるようなデメリットもあるから、実際にどんな例があるのかをみていこう！
ビジネスチャットとは？
いきなり本題に入る前にまずはビジネスチャットとはどのようなものなのかの認識を揃えておきましょう。ビジネスチャットとは、チャット形式でコミュニケーションできるツールのことです。イメージとしてはLINEのビジネス版といったようなものです。ビジネスにおいては議論をしたり、多くの人とコミュニケーションを取ったり、多くの資料を共有したりと、プライベートのコミュニケーションとは異なる点が多いです。ビジネスにおいて使いやすい機能を搭載したチャットツールをビジネスチャットと呼んでいます。
代表的なものでは、ChatWorkやSlack、LINEWorks、Teamsなどが多く利用されています。ビジネスチャットについてもう少し詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。
SlackとTeamsどっちが良い？【徹底解説】ビジネスチャットの比較と選び方！
また、そもそもコミュニケーションツールとは何のこと？という方はDXを目指すならまずはコミュニケーションツールから！おすすめ16選を紹介！の記事も参考にしてみてください。
ビジネスチャットのデメリット3選
ビジネスチャットは導入に伴うメリットも多いですが、導入して社内に浸透するまでの間、そして導入後の利用ルールなどが整備されていないと、逆に使いづらさを感じることに繋がってっしまいます。代表的なデメリットの例を確認して、事前に対策を行った上で導入を検討していくと良いでしょう。
1.費用が発生するので場合によってはコストがアップする可能性もある！？
最初に見落としがちな点が費用についてです。多くのビジネスチャットツールでは無料プランと、ビジネスプラン、プレミムプランなどいくつか用意があります。無料プランでも機能的には問題ないことが多いですが、ビジネスプランやそれ以上と比べて機能制限やサーバー容量、セキュリティ、サポートなどの内容が異なります。最初に導入するときは無料プランで検討していたが、実際にはビジネスプランにする必要があり、想定よりも金額が多くかかってしまったというケースもあります。
ほとんどのビジネスチャットツールを提供している企業では、専門の営業担当者がおりますので、比較検討する段階になったらそれぞれなるべく詳細に見積もりを作成してもらうと良いでしょう。多くはユーザー1人当たりの金額がかかってくるケースが多いため、従業員全員が導入した場合にどのくらいの初期コストとランニングコストがかかるのかをしっかりと把握しておくことをお勧めします。
2.従来のコミュニケーションからの移管はかなり大変！
メールや電話に慣れてしまっていると、新しいツールを使いこなすことが面倒と思う社員の方も少なくありません。せっかく費用をかけて導入をしたとしても、全然社内で使われなかったとなると本末転倒です。従来のコミュニケーション手法から新しいものへ変えていくためには最低でも3ヶ月〜半年の大きなプロジェクトとして各部署の責任者に協力してもらう必要があります。
ここは会社のプロジェクトとして全社員が一丸となって取り組む必要があります。
3.ルールの統一がないと思わぬ”既読スルー”が増えてしまうかも！？
メールや電話などではあまり細かいルールは必要ありませんでした。あったとしてもビジネス的に問題がない敬語が使えているか、端的にまとまっているか、文章が伝わりやすいかなどくらいしかありませんでした。ビジネスチャットの場合はどうでしょう？
プライベートで使っているLINEをイメージしてもらえば分かりやすいかもしれませんが、チャットのグループが多く作られてしまうと”どこで発言したか”迷子になってしまったり、大勢の中で会話するときにテンポが遅れるとなんの会話をしているのか、話がごっちゃごっちゃになってしまったりします。
一番厄介なのは、会話が連続してしまった場合に、大事な文書を見逃してしまう可能性があるということです。メールの場合は1つ1つがスレッドになっているため、メール自体を一気に既読にしなければ、そうそう見逃すということは発生しにくいです。しかし、ビジネスチャットの場合は、会話全体をスクロールしてみることができるため、気付かぬうちに”既読スルー”をしてしまうことにつながってしまいます。
スムーズなビジネスチャットの導入のために行うべき3つのこと
それではビジネスチャットのデメリットを防ぐためにもどのように導入を進めていくのが良いのでしょうか？ここでは先に上げたデメリットに対して、先に取り組んでおくべきことを紹介します。
1.全社のプロジェクトとして立ち上げ、責任者を選定する
他のツール導入などとは異なり、利用する対象が全社員となるため、プロジェクトも規模に応じて”全社プロジェクト”として立ち上げることを推奨します。理由としては、会社として重要なプロジェクトであることを理解してもらい、関係者の”優先度を上げてもらう”ためです。使い方の説明から、社内コミュニケーションの移管と切り替えが必要なため、少なくとも各部門ごとに管理していくことが必要です。優先度が下がってしまうと、その部門だけいつまでたっても移管が進まず、会社として足並みを揃えることが難しくなってしまいます。
予め全社プロジェクトとして責任者を抜擢し、その責任者をベースに各部署の部長の協力を仰ぎ、部署ごとのプロジェクト参加者を決めて、進めていくといった方法が一番スムーズかもしれません。
2.最初はミニマムスタート
最初から全社で利用をスタートしようとすると、想定していなかった事態の対応に追われて、会社としてビジネスチャットを浸透することが難しくなってしまう可能性が高いです。最初は特定の部署などからテスト的に導入を初めて、検証していくことが大切です。
- どういった不都合が発生したのか？
- どういったルールが必要か？
- どう使ったら一番使いやすかったか？
などをミニマムスタート時に検証しておくことで、全社への適応する際にもスムーズに物事を進めることができます。最初にいくつかのルールや権限周りの整備が必要となりますので、自社にあったルール作りとして、まずはミニマムスタートとして検証していく期間を設けておくことをお勧めします。
3.まずは社内、そして次に社外へと適応していく
最初から社外とのコミュニケーションもシフトさせるとなると、システム整備やルールづくりが追いついておらず、不都合を招くことがあります。
例えば
- 間違ったグループにお客さんを招待してしまった
- 間違った人にメッセージを送ってしまった
- 間違った人に資料を共有してしまった
など使いこなすまではいくつか不慣れによる誤操作が発生することが見込まれます。社内コミュニケーションならまだしも、それがお客さんとなると信用を失うことにつながるかもしれません。そのため、まずは社員同士のコミュニケーションからスタートし、次に社外とのコミュニケーションも徐々に切り替えていくということが望ましいでしょう。
ビジネスチャットを導入するメリット3選！
デメリットや導入するまでの手順などについて紹介してきました。ここまでの話を聞くと、わざわざ工数をかけて切り替える必要もないんじゃないか？と思う方も多いと思います。そこで改めてビジネスチャットを導入することで得られるメリットを確認していきましょう。メリットとデメリットを双方把握した上で、総合的に導入するか否かを検討することをお勧めします。
1.仕事の進むスピードが格段にアップする！
メールや電話と比べて、ビジネスチャットの場合は、関係者の人とチャット形式で進めることができるため、決裁者の確認をすぐに取りやすいというメリットがあります。メールだと返信する時にわざわざPCを開いてという方も少なくありませんが、ビジネスチャットの場合はアプリで簡単に返信することができるため、確認を取る時間が格段に短くなります。
ビジネスにおいて特にスピードは大切ですが、そのスピードを加速させていくために有効な手段の1つと言えるのではないでしょうか！
2.会話の流れを確認しやすく、誤解や前提の認識違いが発生しづらい
電話の場合はテキストに残らないので「伝えた/伝えていない」などのコミュニケーション齟齬が発生したり、メールの場合も返信が重なっていたりするとメールが見づらかったりと、会話の流れを確認するのにはあまり適してはいません。
ビジネスチャットの場合は、トピックトピックにおいて、自由に会話をスタートしそこで議論を重ねることができるため、背景などを含めて会話の流れを確認しやすいことがポイントです。関係者が多いビジネスの世界だからこそ、情報を齟齬なく、スピーディーに共有することが求められています。このような会話の確認や共有のしやすさが評価されているポイントの1つになっています。
3.チャットでチームの活性化！
コロナ下の状況ではリモートで仕事をしているという企業も多くなっています。対面でのコミュニケーションとは異なり、テキストでは相手に間違った印象を与えてしまうことも少なくありません。ビジネスとしての礼儀や常識がテキスト上では少し堅い表現につながってしまいます。
ビジネスチャットであれば、ある程度カジュアルに会話をすることができますが、一番はスタンプを活用することができるといった点です。会話ですと、いちいち全員が返信すると会話全体が見づらくなってしまったり、無駄な会話としてコミュニケーションコストが発生します。
「了解です」「承知いたしました」「ありがとうございます」などは都度テキストで伝えることも大切ですが、気分によって”あえて”スタンプで返答してあげるといった方法を取ることができることがポイントです。普通のありがとうという印象に加えて、イラストで表現されている気持ちも伝えることができます。
ビジネスチャットを導入することでさまざまな社内のデジタル化を進めるきっかけになります。合わせて活用する代表例としてWeb会議やオンライン商談があります。
それぞれどのようなツールがあるのかをこちらでまとめていますので、参考にしてみてください。
【2021年版】リモートワークに必須なWeb会議ツールまとめ！無料版から試してみよう
【2021年版】オンライン商談ツールまとめ16選！無料版〜有料版まで徹底比較
まとめ
いかがだったでしょうか？ビジネスチャットは導入時や社内へ浸透させるときに注意すべきポイントや、工数が発生しますが、メリット部分が評価されて導入する企業が多くなっていることがトレンドにあります。もちろん会社の状況によっては従来型のコミュニケーションの方がメリットがあるといった企業もあります。今回のメリットとデメリットの双方を把握した上で、導入すべきかどうかを検討してみることをお勧めします。
もう少し気にあるという方は、無料で使えるビジネスチャットも多いので、ぜひ一度使ってみてはいかがでしょうか？
