スプレッドシートは今ではビジネスだけでなく、学生から個人での利用まで幅広く利用されています。今までExcelは使っていたけどスプレッドシートは利用したことがない、今からスプレッドシートを勉強して使い始めたい！という方を対象に入門書として広く浅くで紹介しています。
スプレッドシートを使うことになったんだけど、Excelと何が違うのかな？
スプレッドシートはExcelと異なって色々とできることが多いのが特徴だね！
特徴をまとめていこうか！
- 1. Googleスプレッドシートとはインターネットにつながった表計算ツール
- 2. スプレッドシートで”できること”の一覧まとめ
- 2.1. 表作成・表計算もExcelよりも豊富な関数が利用できる！
- 2.2. 自動更新されるグラフの作成
- 2.3. リモート会議で役立つリアルタイムでの共同編集
- 2.4. やばい時に救ってくれる自動保存機能
- 2.5. 誰かが関数をいじってしまっても大丈夫！変更履歴の確認・復元機能がある
- 2.6. 必要なデータは別のスプレッドシートの場合でもデータ取得・引用が可能！
- 2.7. 気になる箇所を指摘し合えるコメント機能
- 2.8. どんどん増え続けている無料で使えるアドオン機能がめちゃくちゃ便利！
- 2.9. 関数で面倒な計算をしなくてもクロス集計が作れる！便利なピボット機能
- 2.10. ExcelやPDFへ変換してエクスポートすることもできる！
- 2.11. コピペしなくてもそのままの書式でExcelやCSVファイルの取り込みもできる！
- 2.12. クリックやマウス操作で登録ができるマクロ機能
- 3. 結局のところExcelとの大きな違いは何か？
- 4. スプレッドシートは何に活用することができるのか？代表例7つを紹介
- 5. 簡単!2ステップで始められるスプレッドシート
- 6. まとめ
- 7. スプレッドシート関連の記事一覧
Googleスプレッドシートとはインターネットにつながった表計算ツール
Googleが提供しているスプレッドシートは、インターネットに繋がる環境であれば誰でも利用することができるクラウド型の表作成・表計算ツールのことです。Microsoftが提供しているExcelと異なり、ソフトを購入してインストールするという作業を行う必要がなく、Googleアカウントさえ持っていれば無料で利用することができます。
スプレッドシートはExcelと互換性があるだけでなく、インターネットに接続しているという特徴を活かして、複数人での共同編集や外部のAPIツールとの連携が可能です。Excelで不自由に感じていたことが、スプレッドシートを活用することで解消することができることが多く、まさに「痒い所に手が届く！」と感動する場面が多いです。
スプレッドシートで”できること”の一覧まとめ
スプレッドシートのメインの機能は表作成・表計算としての機能ですが、それ以外にも多くの特徴があります。細かい機能まで入れると限りないですが、代表的な機能の一覧を紹介します。
- 表作成・表計算
- グラフ作成
- リアルタイムでの共同編集
- 共同編集者の管理
- 自動保存機能
- 変更履歴の確認・復元機能
- 別のスプレッドシートのデータ取得・引用
- コメント機能
- アドオン機能(Salesforceなどの外部ツールとの連携)
- ピボット作成
- ExcelやPDFへの変換
- ExcelやCSVファイルの取り込み
- マクロ機能
- Google Apps Scriptでのメール自動送信やBOTの作成など
表作成・表計算もExcelよりも豊富な関数が利用できる！
Excelでは使えないけど、スプレッドシートなら使えるという関数がいくつかあります。代表的な四則演算の関数や合計(SUM)、平均(AVG)などの通常の計算はExcelと変わらずですが、下記のような場合はスプレッドシートならではの機能として利用が可能です。
- 複数のデータから重複を削除したい⇨「unique関数」
- 関数をコピペしなくても一気に関数を反映させたい⇨「arrayformula関数」
- 姓名が入ったセルを一気に姓と名に分けたい⇨「split関数」
などがExcelでは利用できず、スプレッドシートで使える関数1例です。
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自動更新されるグラフの作成
グラフ作成はExcelでも利用したことがある方が多いのではないでしょうか。スプレッドシートでも円グラフから棒グラフ、複合グラフまで基本のグラフを作成することが可能です。一度グラフを作成してしまえば、データが更新される度に自動でグラフも更新ができるため、Excelと比べて工数削減を目指すことが可能です。
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リモート会議で役立つリアルタイムでの共同編集
一番のスプレッドシートのメリットと言っても過言ではない機能が共同編集の機能です。リモートワークが普及したことで違いがZOOMなどのWeb会議ツールを用いて議論やディスカッションをするケースが多くなりました。Excelですと皆で共同で編集することができないため、議論しながらの作業は実質不可能です。
ただ、スプレッドシートを活用することでWeb会議を行いながら共同で役割分担をして作業を行うことができます。このように現在のリモートワークの環境下で特に便利な機能といってもよいのではないでしょうか。
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やばい時に救ってくれる自動保存機能
Excelの場合は「保存ができていなくてデータが消えてしまった！！」「間違って使っているExcelファイルを削除してしまった！」なんてことを一度は経験したことがある方も多いのではないでしょうか？せっかく途中まで作成したグラフも全部一から作成しなおしとなると気が滅入りますよね。
スプレッドシートの場合は保存をかけなくても自動で保存されるため、コンピューターがフリーズしてしまったなどの予測できない不具合の場合も安心です。
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誰かが関数をいじってしまっても大丈夫！変更履歴の確認・復元機能がある
Excelの場合だとみんなが保存して上書きをかけている間にせっかく作った関数が崩れてしまった、誰かが列や行などのデータを削除してしまっていたなんてことも発生します。その度に、1つ前のデータを確認するとなるとかなり大変です。スプレッドシートの場合は、作業履歴が残るだけでなく、どのような変更をしたのかまで詳しく見ることができます。また、戻したい履歴があれば該当の履歴まで復元することができるので、大変便利です。
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必要なデータは別のスプレッドシートの場合でもデータ取得・引用が可能！
Excelの場合だといくつか参照したいデータが分かれている場合は、すべてのファイルを開いた状態でコピペなどの作業を行う必要があります。1つの表計算を行うのに複数ファイルに分かれているだけでかなり工数が増えてしまいます。
スプレッドシートの場合は、他のスプレッドシートからデータを取得・引用することができます。そのまま関数の計算として利用することも可能です。また、引用するメリットは、他のスプレッドシートが更新された場合に引用しているデータも自動で更新されるという点です。Excelの場合は都度、更新されたExcelデータをコピペなどで貼り付けする必要がありますが、スプレッドシートの場合はそのような工数は発生しません。
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気になる箇所を指摘し合えるコメント機能
Excelの場合でもコメント機能はありますが、スプレッドシートでは誰がどのタイミングでコメントを付与したのかの確認や、コメントが追加されたタイミングで共同編集者に通知を飛ばすということなどもできます。都度「Excelの何行目の箇所についてコメント入れました」などとメールでやりとりしなくても良いので便利ですよね。
どんどん増え続けている無料で使えるアドオン機能がめちゃくちゃ便利！
スプレッドシートの場合はアドオン機能という拡張機能のメニューがあります。アドオン機能を使うと例えばCRMツールとして利用しているSalesforceのデータをスプレッドシート上で簡単に取得するということができます。Salesforceのデータを使ってスプレッドシートで分析やグラフを作成したい場合も、都度CSVでダウンロードして貼り付けなくても自動更新で自動でグラフ反映まですることができます。
またガントチャートなどが簡単に使えたり、請求書などのテンプレートなどもアドオン機能を使って利用することが可能です。
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関数で面倒な計算をしなくてもクロス集計が作れる！便利なピボット機能
Excelでも機能としてありますが、スプレッドシートでもピボット機能が使えます。データ量が多いと関数を使って計算をすると多くのシートができてしまい、管理が大変ですしインサイトが見づらいケースが多いです。ピボット機能を活用することでその場で議論をしながらフィルターをかけたり、異なる軸でクロス集計を見ることができるので大変便利な機能の1つです。
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ExcelやPDFへ変換してエクスポートすることもできる！
またスプレッドシートで作成したデータは他のツールへと変換することが可能です。ExcelやCSVなどだけではなく、PDFなどにも変換することができます。請求書などを作成した場合でも簡単にPDFで送れるのは便利です。
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コピペしなくてもそのままの書式でExcelやCSVファイルの取り込みもできる！
ExcelやCSVのデータをスプレッドシートへ入力したいとなった場合に通常であればコピペをしますよね。実はスプレッドシートではインポートという機能があり、コピペをしなくてもデータを取り込むことができます。少ないデータ量だとあまり効果を感じないかもしれませんが、関数を組み込んで作成している場合や、何十万行と大量のデータがある場合はコピペするよりもインポートを活用した方が、かなり作業を効率化させることが可能です。
クリックやマウス操作で登録ができるマクロ機能
マクロ機能というのは、登録した処理を自動で実施してくれる機能のことです。Excelではマクロを活用するにはプログラミングコードを記載する必要がありましたが、スプレッドシートの場合は画面を録画しているかのように、操作そのものを登録することができます。プログラミング未経験者でも簡単な操作でマクロ登録ができるので、例えばいつも行なっている作業をボタン1つで全て実施させることも可能です。
結局のところExcelとの大きな違いは何か？
私も元々Excelを愛用しており、関数やショートカットなどできる限りのことはマスターして活用していました。転職を機に仕事ではExcelからスプシを活用する頻度が多くなり、最初はショートカットもうまく使えなく、正直、Excel慣れした人間にとっては使い勝手が良くありませんでした。
ただ、多くの関係者の中で共同作業を行うシーンや、自動での効率化などの作業では大変大きな便利さを感じ、そのままスプシの愛用者になってしまいました笑。そんな私が感じる、Excelとの大きな違いは下記4つです。
- リアルタイムでの共同編集
- 履歴の確認・復元
- アドオン機能を使った機能拡張
- 簡単にマクロ作成
細かくはすでに紹介してしまいましたが、インターネットに接続するクラウド型のサービスだからこそできる機能のため、Excelとの違いに驚愕しました。これに慣れてしまうともう通常のExcelに戻ることはできないほどです。
【初心者向け】スプレッドシートはどうやって共有する？一斉追加や取消し、オーナー変更の方法まで紹介！
【簡単2ステップ】スプレッドシートで変更履歴の確認と変更前にデータを復元する方法！
スプレッドシートは何に活用することができるのか？代表例7つを紹介
スプレッドシートには多くの機能があり、Excelと比べて便利な点なども理解いただけたと思います。それでは、結局何に活用できるのでしょうか？ここでは多くの人が仕事で使う機会がある7つの活用方法を紹介します。
- ガントチャートでプロジェクト管理
- ToDo管理
- 従業員のシフト管理
- 顧客管理
- イベントやキャンペーンの管理
- 売上数字の管理
- データ分析・レポート作成
ガントチャートでプロジェクト管理
複数人で仕事を進めていく際にプロジェクトの進捗を管理することは大切です。誰がいまどのようなステータスなのか、スケジュールと比べて遅れているのか、進んでいるのかなどはリアルタイムで確認したいものです。スプレッドシートでは各自がタスクの進捗状況をリアルタイムで共有することができるため、その情報を元にガントチャートでプロジェクトを管理することが可能です。
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ToDo管理として利用できる！
ToDo管理は専用のアプリやツールがあるので、スプシを活用しなくてもよいと考えている人も多いと思います。私も個人のメモ帳や別のタスクツールなどで管理していたのですが、複数人やチームとして管理するとなった場合に、誰がどのようなタスクを行なっているのかの可視化ができていない課題がありました。
個人ではなく、チームとして何に注力しているのか、効率化できる点はないかなどの洗い出しも兼ねて、共同でスプシでタスク管理を実施するようにしたところ、仕事の抜け漏れがなくなり、かつ適宜アドバイスを挟むことで効率化を進めることができました。チームリーダーやマネージャーの方にオススメの使い方です。
従業員のシフト管理
アルバイトや派遣さん、社員の方でシフト管理するのは大変ですよね。有料のツールを使うほどでもないけど、紙やExcelで管理するのは大変です。そんな時はスプレッドシートのテンプレートで簡単にシフト管理をすることができます。スプレッドシートとは別のGoogleフォームなどを合わせて活用することで、アンケートに回答するだけで、シフト希望に合わせてシフトを調整することもできます。
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営業や既存顧客の管理として活用
セールス担当者やカスタマーサポートの担当の方は既存顧客を管理することが多いと思います。Excelですと常に最新のデータというわけではなく、代表者が更新してチームに配布するということが多いのですが、それではなかなかリアルタイムに把握することが難しいです。スプレッドシートは共同でリアルタイムに編集や閲覧が可能ですので、常に最新情報を確認することができます。
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CRMツールの成功事例5選！B2BからB2Cまで幅広い事例を紹介
イベントやキャンペーンの管理として活用
マーケティングの企画担当者の場合は、イベントやキャンペーンのスケジュールを管理して各担当者に指示出しをするということも多いと思います。そんな時にはやはり共同で編集や確認ができるスプレッドシートが便利です。またスプレッドシートのテンプレートやアドオン機能でフォーマットが多くありますので、手を加えなくても簡単に作成して利用することができます。
売上数字の管理として活用
チームでの売上数字を管理する場合にExcelだと誰かが更新漏れしていたり、更新タイミングが被ってしまうとどのファイルが最新なのかとわからなくなってしまいます。スプレッドシートで共同編集をすることで自分の好きなタイミングで数字を更新することができるようになり、営業担当者の負荷も減ります。
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データ分析・レポート作成として活用
スプレッドシートは多くのAPI機能やアドオン機能などで外部ツールと連携することができます。例えばアンケートデータや広告のデータ、購入データなど多くのデータをスプレッドシートへ集めて分析やグラフ作成をすることができます。一番便利なところは、データが常に外部連携で更新されるのに合わせてグラフも自動で更新ができるという点です。
Excelの場合はどうしても手動で関数を入れて分析やグラフを作成する必要がありましたが、このような作業を行わなくても良いのがスプレッドシートの大きな特徴の1つです。
簡単!2ステップで始められるスプレッドシート
スプレッドシートはGoogleのアカウントさえ持っていれば誰でも利用することができます。Googleのアカウントがないという方でも簡単に利用することができます。
ステップ1：Googleアカウントの作成
こちらをクリックして右上にある「ログイン」をクリックします。その後、右下にある「アカウントの作成」をクリックし必要項目を入力します。一番下の「同意して、アカウントを作成します」をクリックしたらアカウント作成は完了です。
ステップ2：スプレッドシートを選んでファイルを作成
こちらをクリックした後に、右上のサイコロマークを押します。その中に「スプレッドシート」のアイコンマークがありますので、クリックします。これでスプレッドシートを利用することができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回はスプレッドシートの入門編として機能やできることをExcelと比較しながら紹介してきました。Excelを使い慣れた人からすると最初は使い勝手が悪いと感じることが多いですが、うまくスプレッドシートの特徴を理解した活用ができるとかなり便利です。無料で利用ができますので、ぜひ色々と機能を試してみるとよいでしょう。
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