DXを目指すならまずはコミュニケーションツールから！おすすめ16選を紹介！

社内の効率化、DX化を目指すにあたりオススメのコミュニケーションツールを紹介致します。
まだメールや電話をメインのツールとして使っているという方は、この機会にぜひ検討してみてください。

そもそもコミュニケーションツールとは何か？

コミュニケーションツールとは、コミュニケーション(意思疎通を取る)とツール(手段)を組み合わせた単語で、意思疎通を取る手段のことを指します。

電話やメール、最近ではLINEなどがコミュニケーションツールに当てはまります。

コミュニケーションツールが重要な理由は？

多くの仕事は1人で完結せず、多くの人が関わっています。そのため、いかに認識齟齬なくコミュニケーションを取ることができるかということが大きなポイントになります。

これまでは対面で打合せする機会も多かったと思いますが、今の時代は電話やメールなど対面でのコミュニケーション以上に「伝わりやすさ」や「スピーディーなやりとり」を意識することが重要です。

最近のコミュニケーションツールのトレンド

最近では、電話やメールに代わり、”ビジネスチャット”と呼ばれるツールが登場してきています。
LINEの普及に伴い、メールよりも気軽に会話ができることのニーズが高まり、多くの企業ですでに導入されています。

これらのツールは、テキストコミュニケーションに特化しているので、業務効率化や組織の活性化など多くのメリットがあると考えられています。

導入による6つのメリットと効果

コミュニケーションツールを導入することで、多くのメリットを感じることができますが、その中から特徴的な6つをまとめてみました。

1.仕事が早く進む

メールと異なり、チャット形式でコミュニケーションを取ることができるため、レスポンスよく話を進めることができます。これまで詳細な背景や内容などをまとめていた時間も、会話のようにポンポン進んでいくことができるため、スムーズな意思決定に繋がり、結果として仕事を早くに進めれることができます。

2.リマインド機能による返信漏れの防止

メールや電話ですと、後で連絡しようと思っていて忘れていたということも経験したことがあるのではないでしょうか。今のツールではリマインダーの機能が付いているものも多く、1h後に通知するなどして、目の前の作業に集中しつつも、都合の良いタイミングで通知を確認することが可能です。

3.資料の共有や過去のメッセージの検索がしやすい

Excelやパワーポイントなどの資料をサクッと共有できるだけでなく、過去の会話の中から資料も簡単に調べることが可能です。半年前に送った資料だけど、メールだと探すはかなり大変です。ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールをうまく活用することで、過去のファイルも見やすく整理をすることが可能です。

4.自分の必要な情報だけコミュニケーションに関われる

メールなどですと、CCやBCCでとりあえず関係者全員に情報を共有していることも多いのではないでしょうか。コミュニケーションツールを使うことで、それぞれ会話の部屋を仕切ることができるため、必要な関係者通しで議論をしつつ、他の人に情報共有をすることが可能です。

5.コミュニケーション内容が整理されるので、伝達ミスが起きにくい

1つの会話でいくつものトピックについてやりとりを行っていると、どれかが抜けたり、間違った認識をされたりと電話ミスの可能性が高くなります。コミュニケーションツールを使うことで、トピック毎に会話する場所を分けることができるため、そのトピック専用の議論やタスクを整理することができます。

6.効率化ツールとの連携がしやすい

最近では会話BOT (依頼をすると反応してくれる会話型ロボット)や、依頼フォームなどもコミュニケーションツールを使って作成することができます。Googleをはじめ、多くの企業で提供しているAPIを活用することができるため、より効率化を行うことが可能です。

コミュニケーションツールを導入することで最近流行りのWeb商談やオンライン商談もより使い勝手が良くなります。Web会議で利用するツールはこちら【2021年版】リモートワークに必須なWeb会議ツールまとめ！無料版から試してみようでもまとめていますので、参考にしてみてください。

また、オンライン商談ツールでは無料版から有料版まで幅広いツールがあります。【2021年版】オンライン商談ツールまとめ16選！無料版〜有料版まで徹底比較でもまとめていますので参考にしてみてください。

見ておくべき導入選定の4つのポイント

コミュニケーションツールは近しい機能で多くのサービスがあります。
導入を検討する際に、見ておくべき4つのポイントをお伝えします。

1.使いやすいか？

一番大切なポイントは”使いやすさ”です。どんなに便利な機能でも、組織に浸透しなければ意味がありません。ユーザーとして使ってみて使いやすいのか、社員は問題なく使えそうかなどの視点で検討することが大切です。

2.スマホ(アプリ)にも対応しているか？

コミュニケーションはいつでも取れることがベストなので、PCだけでなくスマホにも対応しているかを見ておくと良いです。特に営業職などは、移動している時間も多いため、より重要視してみるべきポイントかもしれません。

3.外部企業とのコミュニケーションもできるか？

外部の企業から依頼が来ることもあれば、自社から依頼することも増えてくると思います。
その時に、外部とのやりとりはメールなどをしていると、いつまで経ってもツールの利用が浸透していきません。

外部とのコミュニケーションも問題なく使うことができるかも見ておくと良いポイントです。

4.絵文字やスタンプは豊富か？

そんなもの使わないと思われた人も多いのではないでしょうか？
実はコミュニケーションを活性化する上で一番重要な要素といっても過言ではないくらい、実は絵文字やスタンプは重要です。

メッセージに対して、「見た」とか「ありがとう」など都度言葉でいうには面倒だけど、言わないとなんか既読スルーしている感じがあるといった状態になります。

その時に便利なのが、絵文字やスタンプです。デフォルトのものもあればオリジナルで作成することができるものもあり、社内活性化に大きく繋げることができます。

他にも導入前にどのような点を気を付けておくべきかは、【初めの方必見】ビジネスチャットを導入する前に知っておくべきデメリットとは？にもまとめていますので、参考にしてみてください。

コミュニケーションツールのおすすめ16選

コミュニケーションツールといっても、機能や種類などが幅広いため、いくつかジャンルごとにまとめていきます。

ナレッジ管理ツール

1.NotePM(ノートピーエム)

2.Confluence(コンフルエンス)

オンラインでの業務効率化

3.Strap (ストラップ)

4.Aipo (アイポ)

ビジネスチャット

5.Slack (スラック)

6.Chatwork (チャットワーク)

7.LINE WORKS(ラインワークス)

8.Microsoft Teams (マイクロソフト チームズ)

社内SNS

9.Talknote (トークノート)

10.Microsoft Yammer (ヤマー)

クラウドストレージ

11.Google Drive(グーグルドライブ)

12.OneDrive (ワンドライブ)

13.Dropbox(ドロップボックス)

14.Box(ボックス)

タスク管理

15.Backlog (バックログ)

16.Trello (トレロ)

ビジネスチャットツールは、思ったより多くて選ぶのが大変ですよね。代表的なビジネスツールをSlackとTeamsどっちが良い？【徹底解説】ビジネスチャットの比較と選び方！にて紹介していますので、もしよければ参考にしてみてください。

まとめ

今回は幅広くコミュニケーションのメリットからトレンド、おすすめツールまでまとめてみました。私自身も数年前まではメールと電話しか使ったことがありませんでしたが、チャットワークやスラック、Google、Microsoft関連のサービスを使い始めて、生産性が驚くほど向上しました。

今やこれらのツールがない生活は考えられないほど、深く組織に根付いています。
私の体験を1つでも多く還元できればと考えていますので、ぜひ参考にしてみてください。