SharePoint(シェアポイント 以下：SharePoint)とはどのようなサービスなのか、OneDriveやGoogleドライブなどと何が異なるのか？と気になる方が多いと思います。私もイマイチSharePointとOneDriveの区別が分かっていなかったので、今回はSharePointについて分かりやすくまとめていきたいと思います。
イマイチSharePointってどんなサービスなのかが分かりづらいんだよね。
確かにGoogleと違って会社で利用していないと使う機会がほとんどないからね。
SharePointについて特徴をまとめてみよう！
SharePointとは何か？
SharePointはMicrosoftが提供しているツールで、サイトを作成したり、ファイルを共有したり、ワークフローで作業を自動化できたりと、様々なことができるツールのため、一言でこれ！と言い表すことができません笑。
Microsoftのサービスページでは「モバイル対応のインテリジェントなイントラネット」と紹介がされています。「イントラ」と言う言葉が「内部の」という意味のため、、企業内部ネットワークとなるようなサービスという意味合いだということです。
あえて一言でまとめるとすれば、組織という限られた枠組みの中で高度なセキュリティを担保して「情報を共有して管理する」ためのツールと言えるかもしれません。
SharePointではどのようなことができるのか？
SharePointを活用することで、どのようなことができるのでしょうか？先に少し紹介したように「イントラネット」と呼ばれているように、「企業内部で情報共有のためのサイト構築」であったり、「情報共有」を行うことができます。機能は様々あるようですが、ここでは代表的な機能について抜粋して紹介します。
- 企業内サイトの作成
- コンテンツの管理
- 情報の検索
- ワークフローで作業の自動化
- 共同編集
- モバイルアプリでの利用
企業内サイトの作成
SharePointを利用することで、企業内でチーム、部署、全社などの単位で分けてサイトを作成することができます。それぞれ作成した単位では招待を受けたメンバーしか閲覧することができないため、限られた枠の中で情報共有や閲覧、コンテンツ投稿などを行うことができます。
少数の場合に最適な「チームサイト」から多くのメンバーに共有する「コミュニケーションサイト」と広く選ぶことができます。
コンテンツ管理
ライブラリやリストなどのコンテンツを管理することができます。また、アプリを追加することで、シェアポイント上でも簡単にアンケートなどを作成することもできます。
情報の検索
サイト内で共有された情報やファイルなどを検索することができる機能です。様々なナレッジを素早く見つけることができるようになれば、組織として「知識の集合知」を作ることができます。情報を網羅的に管理することができます。
ワークフローで業務の自動化
多くの作業は例えば、フォームに申請して、それを上長に確認してもらい、承認を得て、人事部に承認をもらったファイルを共有するなど、1つのタスクに対して、複数の作業が紐づいていることが大半です。
毎回同じような作業をしていると、もっと短縮できないか？効率化できないか？と思うことがあります。そのような時に活用できるものがワークフローでの業務自動化です。
特定の決まった条件の際に、メール送信や関係者へ通知をするなどのアクションを設定することができるため、都度セットで行なっていた作業を自動化することができます。
複数人での共同作業をすることができる
サイトで共有されたWordやExcelなどの資料は複数人で共同で作業をすることができます。特にリモートワークでの会議の場合などは、事前に資料を印刷して共有することができませんが、SharePointで予め共有をしておくことで、共同で編集したり追記をすることができます。
モバイル端末にても適応している
SharePointのモバイルアプリがApp StoreやGoogleストアにオープンされており、スマートフォンやタブレットからも利用することが可能です。
Googleのクラウドサービスとの違いは何か？
Googleが提供している、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドなどのクラウドサービスでも簡単に共有を行い、共同で資料を編集することもできます。またGoogleドライブであれば、フォルダ毎にアクセス権限を設定することもできるため、同じ企業内であってもアクセスを区分してよりセキュアな環境を保つことができます。
そんなGoogleのクラウドサービスとSharePointの違いはなんでしょうか？
ポータルサイトなどの構築はGsuiteでできたり、ファイルの共有や共同編集作業はGoogleが提供しているクラウド型のツールでもできたりと、基本はできることの違いはあまり無いように感じます。
強いて言えば、Office365を活用している場合は、SharePointを活用した方が互換性による問題は発生しません。ExcelやWordを活用している場合に、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートでも互換性があるため、ファイル変換をして共同編集を行うこともできるのですが、ExcelやWordの方がメニューやフォントの種類などが多いこともあり、対応していない場合は、自動で別の形式に変換されてしまいます。
同じOffice365のツールで共同編集ができるSharePointの場合は、そのような互換性による問題は発生しないため、ExcelやWord、PowerPointなどをかなり細かく活用しているなどであれば、SharePointの方がよいです。
OneDriveとの違いは何か？
最初にSharePointと聞いた時に、同じMicrosoftでOneDriveという、いわばGoogleドライブのようなサービスと何が違うのかとごっちゃになるケースが多いです。OneDriveでも資料を共有して共同編集をすることができるため、わざわざSharePointを活用しなくても良いのでは無いか？と思っておりました。
違いについて一言でまとめると「SharePointの機能の中の1つにOneDriveがある」ということでした。SharePointは先に紹介してきたように、ファイルの共有や共同作業以外にもサイトを作成したり、ワークフローで業務を自動化したりと、多くのことができます。
その中の1つの機能で共有・共同編集というものがあるだけなので、SharePointの方がOneDriveよりも大きな概念として存在しているツールということが分かりました
オススメの活用方法3選を紹介
それではSharePointで利用できる機能についてはおおよそ分かってきましたので、どのように活用されているのかということでオススメを紹介したいと思います。
1.会議での事前共有としてSharePointを活用
サイトを作成することで、特定のメンバー間だけで情報共有やチャット、コンテンツ管理をすることができます。その中で会議の前にWordやExcelなどの資料を共有すれば、会議の際にリアルタイムで共同編集をしながら作業をすることができます。
これまではMTGの前後でファイル更新や議事録の共有などを行なっていたと思いますが、SharePointを活用して共同編集ができるようになれば、そのMTGの中でタスクも終えることができます。
2.ページにExcelで作成したグラフを埋め込んで数字の進捗管理として活用
サイトを作成すると、コンテンツとしてExcelで作成したグラフや表などを埋め込んで管理することもできます。営業の毎日の数字進捗を管理できる他、毎回数字が目に入るので、数字意識を高めて生産性を向上させるということにもつなげることができます。
3.ワークフロー機能を活用した業務の自動化
会社の中では申請や承認の作業が少なからず発生しています。これまでは直接印刷して提出していた書類なども、リモート環境ではこれまでのようには処理することができません。業務改善としてPDFでの申請を提出するなどを行なっている企業も多いのでは無いでしょうか？1つの処理をするために、複数のタスクが関わってきますので、毎回同じ工数をかけることは非効率につながります。ワークフローを通して、同じ処理は自動化させることで、生産性の向上につなげることができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回はSharePointについてまとめていきました。OneDriveの違いであったり、そもそもSharePointでは何をすることができるのか？など疑問が多かったのですが、こちらの記事をまとめるにあたり色々とリサーチしましたので、筆者の中でもある程度スッキリさせることができました。
色々と調べていると、SharePoint単体での利用というよりかはOffice365とセットで活用される方がメリットが大きいようです。SharePointの活用を検討するにあたって参考となれば嬉しいです。
他にもGoogle関連のサービスや業務効率化ツールについて記事をまとめておりますので、ぜひ参考にしてみてください！
【入門編】Googleドキュメントとは？利用法から搭載機能まで徹底解説！
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