クラウドサービスという言葉を最近よく耳にする機会が増えてきました。クラウドサービスとはインターネットへ接続することで利用できるサービスのことを指し、GoogleドライブやGoogleスプレッドシート、NetflixやAmazonプライムなどもクラウドサービスです。その中でもビジネスで活用されているのが、クラウドストレージというWeb上の保管庫のサービスです。よりセキュアな環境でデータ管理をするにあたり、Boxのようなクラウドサービスが注目を集めています。今回はどのようなサービスなのか、どういった特徴があるのかを紹介していきたいと思います。
最近「Box」っていうサービスをよく聞くんだけど、どんなサービスなんだろう？
「Box」はクラウドサービスを提供している会社だね！
Boxとは何か？
Boxはセキュアなコンテンツ管理を提供するサービスのこと
Boxはクラウドストレージサービスをはじめ、データ管理のセキュリティ管理サービスやコンテンツ管理の効率化を行うことができるようなサービスを提供しています。多くの製品がありますが、その中でも一番メジャーなものがクラウドストレージサービスです。セキュリティが高いことを特徴としており、安心にデータ管理を行うことができます。
クラウドストレージサービスとは、インターネット上の保管庫
クラウドストレージサービスとは「クラウド(インターネット上)」の「ストレージ(保管庫)」の意味で、インターネット上にファイルやフォルダなどの資料を保管しておくことができる機能を指します。PC内にデータを保管していると、物理的なデータ破損のリスクや持ち出し等による紛失リスクがどうしてもつきまといます。
クラウド上にデータを保管することで、PC内にデータを保管する必要がなくなり、そのようなデータ紛失や漏洩、破損などのリスクがなくなります。また、アカウントを持っていれば誰でもどこからでもアクセスすることができるため、リモートワークが普及した昨今では非常にニーズにあったサービスです。
ただ、クラウド上での利用となると一番心配なことが、情報をハックされないかなどのセキュリティの面です。このようなサービスは大手ITベンダーであるGAFAなどしか信頼性がおけるサービスがありませんでしたが、Boxはこのようなメンツの中でも高いセキュリティを保持して信頼を高めています。
Boxではファイルの保管や共有が利用可能
Boxの主な機能はクラウドストレージサービスですが、ファイルを保管するだけでなく、チームメンバーや取引先と簡単に資料も共有することができます。メールアドレスの追加などによって簡単にクラウドのフォルダへ招待することができるので、ファイルをわざわざ送信する必要なく、シームレスに共有することが可能です。
メール送信時にセキュリティや添付の容量などで困ったことがある方も多いと思いますが、フォルダへ直接招待することができるため、このような悩み事はなくなります。
GoogleドライブやOneDriveとの違いは何か？
同じクラウドストレージサービスとして有名なツールがGoogleドライブとOneDriveです。それぞれGoogleとMicrosoftが提供しているサービスのため、認知度も高く、セキュリティも強固なので安心して利用することができます。そのような大手IT企業が提供しているサービスとの違いはどのような点なのでしょうか？
セキュリティに絶対的な自信
Boxでは最初から大手企業向けのサービス提供を目指していたということもあり、セキュリティ機能が最初から備わっていることが特徴です。SMSを使った2段階認証もいち早くサービスに取り入れ、他のサービスでの権限分割が２２〜3段階しかない中、Boxでは7段階とかなり細かい権限を設定することが可能です。
また、Box上のドキュメントへ電子透かしを入れることができるなど、スクショなどの不正コピー防止機能なども備わっています。
最近ではBox Shieldというサービスが追加され、セキュリティソフトのように脅威を自動検出し、ウイルスや不正攻撃に対処することが可能です。
ワークフローによる自動化作業も得意
セキュリティ以外にもワークフローの自動化などを取り組むことができるような機能も備わっています。大手企業だと承認を得るために社内の様々な部署でのフローがありますが、そのようなフローを自動化することができるような機能がワークフローです。書類の申請などの特定のアクションに対して、上長と関係者に通知を飛ばして承認を得るなど予め設定したルールを自動で行うことができます。
どんな時に活用できる？
いくつかBoxでの利用シーンについてまとめていきます。
会社全体のファイル管理として活用
営業部門やマーケティング部門では取引先と契約書や見積書、ドキュメントなど数多くのファイルが存在します。それぞれの関係者が多いため、ファイル共有や管理にはかなり手間と時間がかかります。スピード感を持って進めたい企画や事業もなかなか慎重にならざるを得ません。そんな時にBoxを活用することで、セキュリティ高く関連部署や取引先にスムーズに資料共有をして、事業を進めることができます。
会社としてもファイル全体を管理することができるため、安心です。
契約プロセスの管理として利用
Boxではワークフローで決まったフローの管理や自動化を行うことができます。契約書類の審査や締結などは常に決まったフローが存在しています。毎回新人や異なるフローでの提出に使えれることなく、決まったフローで管理し、然るべき箇所は工数削減の取り組みも行うことができます。
コンテンツ管理のセキュリティ補強として
Boxは独自のサービスで、脅威を検知して対応するような機能も備わっています。通常であればウイルス対策ソフトとクラウドサービスというのは別々で利用し管理する必要がありますが、Boxの場合は両方備わっていますので、導入や管理の手間を削減しながらも高いセキュリティを確立することができます。
Boxの利用料金はどのくらいか？
Boxは個人利用向けと一般法人向けの2つのプランに大きく分かれています。個人向けでは無料から利用することができるプランがあります。それぞれ簡単に紹介します。
＜個人での利用向けのプラン＞
- Individual：無料
- Personal Pro：￥1,200
- Business Starter：￥522.5
無料でも10GBまで利用することができます。Googleドライブでは15GB、OneDriveでは5GBですので、無料で利用ができる容量としてはそこそこ多い方だと思います。
＜一般法人向けのプラン＞
- Business： ￥1,710
- Business Plus：￥2,850
- Enterprise：￥4,200
- Enterprise Plus：カスタムプラン
GoogleドライブやOneDriveと比べると少し高めの価格設定になっています。その分セキュリティがかなり強固なので、どの機能を重要視するかによって異なりますが、もしセキュリティが一番という場合は検討してみても良いかもしれません。
Boxの利用を始めるには？
Boxの利用は、個人向けのサービスであればこちらから「無料」の箇所でアカウント作成して利用することができます。ビジネス向けでの活用も同じページでプランごとにトライアルか、購入かを選択することができます。ただ、最初の場合はどのサービスが適正なのかの判断をすることが難しいため、サイトにある問合せフォームから相談してみることが良いかもしれません。
販売代理店も多くいるため、もしすでに取引きのある企業であれば相談してみるのもよいかもしれません。
クラウドストレージの記事まとめ
これまで紹介してきたクラウドストレージサービスについても参考にしてみてください。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回はクラウドサービスである「Box」について特徴から価格、利用の開始方法まで紹介しました。クラウドサービスは最近ではトレンドから当たり前に変わりつつあり、リモートワークが普及した現在では正直クラウドサービスがないと実現できなかったことが多いです。最近では大手のIT企業のサービスだけでなく、それぞれ特徴をもったサービスが登場していますので、この機会にクラウドストレージサービスについても理解を深めておくと良いかもしれません。
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