数年前にHRテックというワードが話題になりました。HRテックは人事業務をテクノロジーで効率化させることです。HRテックの1つとしてクラウド型の人事労務管理システムが登場しました。これまで書類で管理していたものをペーパーレスにしたり、勤怠管理と給与計算が自動で紐づいたりとこれまでの複雑な管理業務が一新されました。今回はクラウド型の人事労務システムについて紹介していきたいと思います。
人事の業務って採用から手続き関連、給与計算まで幅広くて大変だよ！
人事の業務は幅広いよね。
最近はクラウド型の人事労務システムが人気みたいだよ！
クラウド型の人事労務サービスとは何のこと？
クラウド型というのはインターネットへ接続するだけで利用できるサービスのこと！
「クラウド」というのは「雲(Cloud)」のことを指し、インターネット上のという意味合いを持ちます。これまではパソコンにソフトをインストールして利用したり、会社で独自にシステムを構築して利用することが当たり前でしたが、近年ではインターネットへ接続するだけで利用することができるクラウドサービスが注目を集めています。
みなさんがよく利用しているGoogleもアカウントさえ持っていれば、検索だけでなく、スプレッドシートで表計算をしたり、Googleスライドで資料を作成できたりと様々なサービスを活用することができます。
人事労務サービスとは人事の業務を効率化するサービスのこと！
人事労務サービスは、入社や退社の手続きから給与計算、勤怠管理と幅広い業務を効率化するためのサービスです。これまでは書類での提出や管理が必要だった手続きも全てインターネット上で作成・管理することができます。
人事業務関連はHRテック(Human Resources：人事 ＋ Technology：技術)でペーパーレスやデータ連携などによる一元管理が進められており、人事労務サービスもそのような技術を活用されています。
人事労務サービスといっても幅広い
一言に人事や労務関連の業務の効率化といっても対象の業務は幅広いです。最近の人事労務関連サービスでは、大きく3つの業務の効率化として提供されています。今回はそれぞれのついて特徴を紹介していきます。
手続き周りを効率化する「人事労務手続きのクラウドサービス」
クラウドの人事労務サービスではSmartHRなどの代表的なサービスがあり、手続き周りを効率化することができます。新卒や中途、アルバイトから派遣さんまで入社や退社に伴う手続きから年末調整、雇用契約書など様々な作業をシステム上で作成から管理することができます。
これまでは書面で従業員の方に記入をしてもらい、チェックや差し戻し、必要であれば提出用の書類へ転記する作業などが発生していましたが、クラウド人事労務を導入することで大幅な工数短縮を実現することができます。
特に修正などの差し戻しがシステム上ですぐに実施できる点や、書類での管理がなくなることで書類を探す手間がなくなる点が非常にメリットです。
<人事労務クラウドでできること>
- 入社・退社の手続き
- 住所登録や振込口座の登録
- 扶養家族の追加や削除
- マイナンバーの登録
- 年末調整の手続き
- 雇用契約書の締結
給与計算クラウド
マネーフォワードのクラウド給与に代表されるような給与計算クラウドはその名の通り、給与計算をサポートしてくれるクラウドサービスのことです。給与計算対象者の自動判定や各種保険料、所得税などが自動計算され、大幅な工数削減につなげることが可能です。
ペーパーレスやリモートワークにも対応できるように、Web上でいつでも給与明細や源泉徴収票を受け取ることもできます。
＜給与計算クラウドでできること＞
- 給与・賞与計算
- Web給与明細の発行
- 所得税計算
- 雇用保険料計算
- 勤怠管理などの他サービスとの連携
勤怠管理クラウド
ジョブカンなどで知られているクラウド型の勤怠管理システムは、出勤管理や休暇管理なおを簡単に管理することができるシステムです。フレックスや裁量労働などの勤務形態や所属・雇用形態ごとに細かい設定を行うことが可能です。社員の勤怠を管理するだけでなく、アルバイトのシフト作成や残業・有休の管理、タイムカードなどの書類管理の代わりとして活用することができます。
＜勤怠管理クラウドでできること＞
- 打刻管理(ICカードやGPSなどの方法で管理)
- アラートメール機能(出勤時刻になっても打刻がないなど)
- リアルタイム管理(勤務中、休憩中、遅刻など)
- 打刻忘れ防止
- 残業設定
- 給与計算クラウドとの連携
クラウド型の人事労務サービスが注目されている理由は？
これまでは新卒や中途、アルバイト・派遣さんの入社のタイミングで書類での手続きや、勤怠も出社やタイムカードで管理することが当たり前でした。ただ、昨今のリモートワーク推進の動きや働き方改革による、精緻な勤怠管理の必要性なども相まり、人手での管理に限界を感じるようになりました。
クラウド型のツールは、インターネットを通して利用することができるため、設備投資などの初期投資を最小限に抑えることができ、リモートワークにも対応することができます。クラウド型サービスの特徴として外部サービスとの連携も柔軟にできるため、業務範囲が広い人事労務周りではクラウド型の管理サービスが注目を集めています。
クラウド型の人事労務サービスを導入するメリットは？
導入することで工数削減やペーパーレス化の推進、コンプライアンス強化などにつなげることができます。より具体的なメリットについてまとめてみます。
- 書類でのやり取りがなくなり、大幅な工数削減に繋がる
- 役所への提出が電子申請で完結し、郵送工数やコストが削減できる
- 全てをシステム上で管理できるため、書類紛失などの防止につながり会社のコンプライアンス強化に繋がる
- 勤怠時間やその人の状況に合わせて給与・賞与・所得税などを自動で計算してくれるため、大幅な工数削減に繋がる
- 社員の打刻管理をリアルタイムで管理することで、正しい労働時間を簡単に把握することができる
- 遅刻した社員などもアラートメールですぐに情報をキャッチアップすることができる
書類でのやり取りがなくなり、大幅な工数削減に繋がる
人事労務関連は会社で管理な必要なものや役所へ提出が必要なものなど扱う契約書類の管理が幅広く、書類の作成から管理までかなりの負担につながっていました。クラウド型の人事労務サービスを導入することで全てをシステム上で一元管理することができます。特に新卒や中途入社などのタイミングでは記入漏れや提出漏れなどの管理が大変ですが、システムであれば簡単に管理することができます。
役所への提出が電子申請で完結し、郵送工数やコストが削減できる
これまでは役所へ提出が必要な書類は持ち込みや郵送での対応が必要でした。また不備などで差し戻しがあった場合は再度確認して持ち込みや郵送しなくてはならず、かなりの工数に繋がります。クラウドサービスを導入することで万が一不備があった場合もシステム上で簡単に修正して再提出をすることができます。
全てをシステム上で管理できるため、書類紛失などの防止につながり会社のコンプライアンス強化に繋がる
書類での管理はどうしても持ち出しでの紛失リスクが伴いましたが、クラウド型の場合は全てを専用のシステムサーバー上で自動記録しておくことができるため、紛失や漏洩などのリスクはありません。万が一の際も記録に全て残るため、会社のコンプライアンス強化に繋がります。また、書類を探す場合などもシステム上で検索をかけることができるため、探す手間も削減することができます。
勤怠時間やその人の状況に合わせて給与・賞与・所得税などを自動で計算してくれるため、大幅な工数削減に繋がる
勤怠時間の管理はとても大変です。特に残業などはその人の給与や所得税などにも影響してくるため、しっかり管理する必要があります。勤怠管理クラウドではGPSやICカードなど企業に合わせて管理方法をカスタマイズできるため、簡単に従業員の勤怠を管理することができます。また、クラウドサービスの特徴として他のサービス同士と連携することができるため、自動で給与計算へも反映させることができます。
社員の打刻管理をリアルタイムで管理することで、正しい労働時間を簡単に把握することができる
アルバイトや派遣さんの場合は社員と異なり、スポット的な仕事を任せる場合が多く、一度に管理する人数が多くなりがちです。誰がシフトとして入っていて、誰がまだ来ていないのかなどをシステムで簡単に把握することができます。また勤務時間と離れた時間で打刻された際もエラーとして判定できるなどの機能もあるため、不正な打刻なども防ぐことができます。
遅刻した社員などもアラートメールですぐに情報をキャッチアップすることができる
現場でアルバイトなどを並行して管理する場合は、誰がどのくらい遅刻したのか、欠席したのかなどを同時に管理することはとても大変です。勤怠管理クラウドは全ての情報をリアルタイムで計測しているので、誰かが遅刻した場合も、どのくらい遅刻したのかなどが自動でログに記録されます。設定をしておけば自動でメールで自分にアラートを出したりすることができます。
導入時に見ておくべきポイント
どのクラウドサービスでも同様ですが、導入検討の際はいくつか注意しておくべきポイントがあります。
利用したい業務に対応しているか？
クラウド型の人事労務サービスは、労務手続き周り、給与計算周り、勤怠管理周りといくつかのサービスが組み合わせれている場合がほとんどです。同じ企業が提供しているサービスであれば、サービス同士が連携できる場合が多いので、一元管理することができます。自社での勤怠管理方法が特殊であったり、既に使っているサービスと連携をさせたいなどの場合は、対応しているかを事前に確認しておく必要があります。
外部システムと連携しているか？
サービスによっては会社のクラウド型の会計サービスなどの他のサービスと連携できる場合があります。給与などは会計業務としても帳簿として必要な情報のため、連携しておけると会計業務の大幅な工数削減にもつなげることができます。どのサービスと連携できるのかなどはあらかじめ確認しておくと良いでしょう。
クラウド人事労務関連の記事
クラウド人事労務管理システムに関連する記事一覧です。気になる記事があればぜひ参考にしてください！
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回はクラウド型の人事労務サービスについてまとめてみました。人事労務の業務は幅広く、サービスもいくつかの機能を組み合わせて提供している場合がほとんどでした。1つのサービスだけで完結するものではなく、いくつかの管理サービスを組み合わせることで大きな効率化を目指せる場合が多いため、選定の際は注意してみると良いと思います。
よく読まれる記事
【初心者向け・入門編】やさしいスプレッドシートのはじめ方！Excelとの違いから活用方法まで
Googleスライドとは？利用方法からオシャレな活用法までこれ一本！
【入門編】Googleドキュメントとは？利用法から搭載機能まで徹底解説！
Googleドライブで何ができる？利用からオススメ活用まで紹介！
【入門編】PRAとはどのようなサービス？特徴から活用事例まで幅広く紹介！
[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]
